Top 12 # Xem Nhiều Nhất Cách Tạo Thư Mục Từng Người Trong Outlook Mới Nhất 3/2023 # Top Like

Để tất cả các thư sẽ được lưu trữ có tổ chức giúp cho thời gian làm việc trên Outlook của bạn đạt hiệu quả tốt nhất.

Vậy cách làm thế nào? Trong bài viết này cùng chúng tôi hướng dẫn các bạn cách tự động chuyển email gửi tới vào một thư mục trong Outlook.

Chú ý:

Bài viết áp dụng được với hầu hết các phiên bản: Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007, Outlook Office 365 và Outlook trên web. Bản dành cho Mac cũng tương tự.

1. Tạo thư mục trong Outlook

Nhấn vào hộp thoại tạo thư mục mới Create New Folder và lưu trữ email của bạn.

Nhập tên thư mục mà bạn muốn tạo vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn muốn đặt thư mục mới và nhấp vào OK khi bạn vừa mới thực hiện xong.

2. Đổi tên thư mục

Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xoay quang tên thư mục đó:

3. Duy chuyển thư vào thư mục mới của bạn

Sau khi bạn tạo một thư mục hãy duy chuyển những là thư vào thư mục đó để hộp thư của bạn gọn gàng và khoa học hơn. Quay lại màn hình chính trong hộp của bạn để chọn những email mà bạn muốn di chuyển:

Nhấp chuột vào lá thư để chọn nó kéo thả email mà bạn muốn duy chuyển vào thư mục của bạn.

Nhấp vào một lá thư để chọn nó và chỉ dễ dàng dẫn lá thư đó vào thư mục lựa chọn của bạn.

Ví dụ, tôi đang dẫn email “Project estimates” vào thư mục Memos:

Thư “Project estimates” bây giờ đã ở trong thư mục Memos.

4. Xóa thư trong thư mục

Khi sử dụng lâu ngày hộp thư của bạn sẽ đầy thêm vậy xóa một email để giải phóng dung lượng chúng ta sẽ làm thế nào.

Nhấp vào thư mục mà bạn mong muốn xóa trong bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:

Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) Thư mục đó sẽ bị xoá.

Khi bạn xóa thư mục tất cả thư trong thư mục đó sẽ bị xóa.

Sử dụng màu phân biệt các thư mục trong Outlook.

5. Đổi màu trong thư mục

Để đổi tên thư mục nhấp chuột phải vào mũi tên hướng xuống ở bên phải của biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống chọn tất cả Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:

Nhấp vào màu mà bạn muốn đổi và nhấn nút Rename. Hoặc gõ đè lên thư mục mà bạn muốn đổi tên. Nhấp vào nút Ok thi thao tác xong với thư mục đó.

6. Xóa một màu thư mục

Khi sử dụng email của bạn lâu năm thì hộp thư của bạn bạn đầy lên vậy làm gì để xóa những email trong hộp thư của mình.

Để xóa một thư muc, nhấp vào tùy chọn tất cả Categories trong trình đơn Categories thả xuống loại. Hộp thoại tất cả Categories mở ra:

Nhấp vào hộp đánh dấu bên cạnh các màu sắc mà bạn muốn xóa. Ở ví dụ trên tôi xóa thư mục màu cam vì tôi không sử dụng nó. Nhấp vào nút Delete.

Xác nhận việc xóa hộp thư và nhấn vào nút Yes. Khi hoàn tất các thay đổi các hạng mục đó, nhấn vào OK. Hình thức màu cam không còn xuất hiện trên trình đơn Categorize thả xuống và bạn không thể gán nó vào một thư email.

7. Gán một màu cho email

Nhấp vào màu mà bạn muốn gán cho những email của mình đã lựa chọn. Bạn sẽ thấy màu sắc của hình thức màu là một hình vuông ở bên phải tên người gửi thư trong hộp thư của bạn.

Trong content của lá thư đó, nó xuất hiện bên dưới tên người gửi.

8. Xóa thư cũ dọn dẹp hộp thư của bạn

Các bạn thường lưu trữ email quá nhiều, làm cho hộp thư của bạn bị lộn xộn. Như vậy để tổ chức lại hộp thư Outlook của bạn là lưu trữ hoặc xóa các thư cũ..

Archive. Chuyển một lá thư đến một thư mục Archive. Thư mục Archive đó được thiết kế cho các sms cũ hơn mà bạn dự định để lại. Khi bạn lưu trữ một mail, bạn đủ sức không khó khăn truy xuất nó vào một ngày nào đó trong tương lai.

Delete. Chuyển một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông như một thùng rác). Nếu thư mục Deleted Items rỗng, nó rất khó khăn để truy xuất thư. Xóa thường dành riêng cho các mail mà bạn không trông mong để sử dụng trong tương lai.

Outlook cũng cho người dùng dọn dẹp Cleanup tool. Khi sử dụng Cleanup tool vào một cuộc trò chuyện hoặc một thư mục hoặc một thư mục con công cụ này sẽ loại bỏ những lá thư trùng lặp.

Cleanup tool giúp các bạn loại bỏ những là thư giúp bạn có nhiều bộ nhớ lưu trữ trong hộp thư. Như vậy chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những mẹo làm sao để sử dụng những tool này:

8.1 Xóa những bức thư cũ

Để xóa một email rất đơn giản chỉ cần chọn những email mà bạn cần xóa:

Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông giống như dấu X). Lá thư đó được chuyển tới thư mục Deleted Items.

Sau khi nhấp vào biểu tượng xóa email của bạn sẽ nằm trong thư mục Deleted Items để mở nó ra. (Nó nằm trong Navigation Pane ở bên trái và trông giống như một thùng rác).

Để xóa hẳn email các bạn phải Deleted Items (Thùng rác) Nhấp vào lá thư đó một lần nữa để chọn nó.

Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá trọn đời lá thư vừa mới lựa chọn.

8.2 Lưu trữ thư thủ công

Ta có thể di dời các email cũ từ hộp thư của bạn để lưu trữ chúng. Để lưu trữ email, nhấp vào là thư để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh Ribbon bên cạnh biểu tượng Delete:

Nếu không sử dụng thư mục Archive thì các bạn có thể tạo một lưu mục và lưu trữ email của mình ở thư mục trên. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ xây dựng một thư mục mới có tên Archive và chuyển các email mà bạn đã lựa chọn vào đó:

Bước 1. Tạo một thư mục mới New Folder

Nhập tên của thư mục mới vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn muốn đặt thư mục mới và nhấp vào OK khi bạn đã thực hiện xong.

Bước 2. Đổi tên một thư mục

Bạn có thể thay đổi tên của thư mục đó sau khi bạn đã xây dựng nó. lựa chọn thư mục bạn mong muốn đổi tên bằng hướng dẫn nhấp chuột vào nó. Nhấp vào biểu tượng đổi tên thư mục Rename Folder trong tab Folder. Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xoay quang tên thư mục đó:

Gõ vào tên thư mục mới vào hộp thư. Khi bạn đã thực hiện xong, nhấn phím Enter trên bàn phím của bạn. Tên thư mục mới của bạn sẽ được lưu lại.

Bước 3. Di chuyển một lá thư vào một thư mục

Một khi bạn đã tạo ra một số thư mục, bạn đã chuẩn bị để bắt đầu đưa những lá thư vào đó. Quay trở lại hộp thư chính của bạn để nhìn thấy các lá thư của bạn:

Bước 4. Xóa một thư mục

thỉnh thoảng bạn đủ nội lực thấy rằng bạn không còn muốn sư dụng một thư mục mà bạn vừa mới tạo. Khi điều này xảy ra, bạn có thể đơn giản xoá thư mục đó đi.

Nhấp vào thư mục mà bạn mong muốn xóa trong bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:

Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) Thư mục đó sẽ bị xoá.

Chú ý: Nếu bạn xoá một thư mục, bất kỳ lá thư nào trong thư mục đó cũng sẽ bị xóa.

2. Hướng dẫn sử dụng các thể loại màu để có đơn vị hơn trong Outlook

Bước 1. Đổi tên hạng mục

Theo mặc định, các hạng mục đó được đặt tên theo màu sắc. Để đổi tên một hạng mục, nhấp chuột vào mũi tên hướng xuống ở bên phải của biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống chọn tất cả Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:

Đặt một dấu tích cạnh màu mà bạn muốn đổi tên và nhấn vào nút Rename. Gõ đè lên tên mặc định của hạng mục để đổi tên. Nhấp vào nút OK khi bạn vừa mới thực hiện xong các hạng mục đó.

Các hạnh mục tùy chỉnh riêng của bạn đủ sức không giống nhau.

Bước 2. Xóa một hạng mục

Sau khi bạn đang tùy chỉnh tất cả các hạng mục của bạn, bạn đủ sức thấy rằng bạn sẽ k dùng all các hạng mục này. Nếu điều đó xảy ra, bạn đủ nội lực xoá các hạng mục không sử dụng.

Để xoá một hạng mục, nhấn vào tùy chọn tất cả Categories trong trình đơn Categories thả xuống loại. Hộp thoại tất cả Categories mở ra:

Khi một lời nhắc xuất hiện yêu cầu bạn công nhận xóa, bấm nút Yes. Khi bạn vừa mới hoàn tất các thay đổi cho các hạng mục đó, nhấp vào OK. hình thức màu cam không còn xuất hiện trên trình đơn Categorize thả xuống và bạn k thể gán nó vào một thư email.

Bước 3. Gán một hình thức màu cho một tin nhắn

Bước 4. Làm thế nào để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư hoặc refresh nó

Để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư, nhấn vào lá thư trong hộp thư của bạn để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào thể loại màu mà hiện đã gán cho email để loại bỏ nó:

Bạn đủ sức gán một hình thức màu mới cho thơ từ trình đơn thả xuống Categorize hoặc k gán màu cho nó.

Microsoft đã trong công cuộc giới thiệu một tính năng mới được gọi là Focused inbox cho user Outlook. Bạn vừa mới có quyền truy cập vào Focused inbox hay không dựa vào vào phiên bản Microsoft Office mà bạn vừa mới sử dụng.

Nếu phiên bản Outlook của bạn đã dùng thư mục Clutter để phân loại các tin nhắn không cần thiết, thì tính năng đó vừa mới được nhập vào Focused sms mới.Thư mục Clutter ngày nay của bạn sẽ trở thành một thư mục thông thường khi nền móng của bạn được cải tiến tính năng Focused tin nhắn .

Tab Focused. Các mail được bố trí vào tab này là những mail quan trọng nhất và yêu cầu trả lời nhanh hơn.

Tab Other. email không giống được sắp đặt vào tab này để bạn có thể xử lý với khi bạn có thời gian hơn.

Để chuyển sang các tab Other từ tab Focused, chỉ cần nhấp chuột vào nó:

giống như bạn có thể thấy, trong ví dụ này tab Focused chứa các thông báo từ Outlook Calendar của tôi trong khi tab Other thì gồm có các thông báo món hàng thường ngày ít quan trọng hơn. chức năng Focused inbox mang những thư này vào trong thư mục thêm vào một hướng dẫn tự động mà k cần tôi phải quyết định.

Outlook.com là một dịch vụ mail dựa trên hệ thống web miễn phí từ Microsoft. Để tìm hiểu thêm về chúng tôi hãy nhìn thấy các tut này, kênh nó được so sánh với Gmail:

Gmail vs Outlook: What’s the Best (Free) email Service?

4. Mẹo lưu trữ Archive hoặc xóa Delete những thư cũ & dọn dẹp hộp thư của bạn

Hầu hết chúng ta lưu trữ quá nhiều email, và điều này có thể sử dụng cho một hộp thư bị lộn xộn. Một phương pháp khác để tổ chức hộp thư Outlook của bạn là lưu trữ hoặc xóa các thư cũ..

Archive. Chuyển một lá thư đến một thư mục Archive. Thư mục Archive đó được thiết kế cho các sms cũ hơn mà bạn dự định để lại. Khi bạn lưu trữ một mail, bạn đủ sức không khó khăn truy xuất nó vào một ngày nào đó trong tương lai.

Delete. Chuyển một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông như một thùng rác). Nếu thư mục Deleted Items rỗng, nó rất khó khăn để truy xuất thư. Xóa thường dành riêng cho các mail mà bạn không trông mong để sử dụng trong tương lai.

MS Outlook cũng có một công cụ dọn dẹp Cleanup tool . Bạn đã đủ nội lực có được một trong những lá thư, kênh có rất nhiều lá thư trước được sao chép ở phía trên. Bạn cũng có thể có một trong số những lá thư trước đây trong hộp thư Outlook của bạn. Khi bạn gán công cụ Cleanup tool vào một cuộc trò chuyện hoặc một thư mục hoặc thư mục con, công cụ này sẽ loại bỏ những lá thư trùng lặp.

ngoài ra khi bạn sử dụng điều đó, những lá thư bỏ đi sẽ giúp cho hộp thư của bạn có nhiều bộ nhớ dự trữ trong hộp thư của bạn. Để tổ chức hộp thư của bạn đúng cách , điều quan trọng là để nghiên cứu mẹo làm sao để sử dụng những tool này:

Bước 1. Xóa những lá thư cũ

Nó rất dễ dàng để xóa một email cũ. Chỉ cần dễ dàng nhấp vào mail đó để lựa chọn nó:

Chú ý: Một số sms bị xóa trọn đời đủ nội lực được phục hồi từ các máy chủ nếu chúng vẫn còn trong thư mục Deleted Items, nhưng bạn có thể sẽ k thể phục hồi các email sau khi bạn xóa bỏ nó.

Bước 2. Lưu trữ thư theo cách thủ công

Một cách ít thông dụng hơn để di dời các email cũ từ hộp thư của bạn là lưu trữ chúng. Để lưu trữ một mail, nhấn vào lá thư để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh ribbon bên cạnh biểu tượng Delete:

Nếu bạn không sử dụng chức năng Archive của Outlook trước đây, thì bạn sẽ được nhắc để tạo một thư mục lưu trữ. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ xây dựng một thư mục mới có tên Archive và chuyển các email mà bạn đã lựa chọn vào đó:

Trong tương lai khi bạn lưu trữ một mail, nó sẽ đi vào thư mục này.

Bước 3. Xây dựng các thông số lưu trữ

dùng hộp đánh dấu để lựa chọn các tùy lựa chọn lưu trữ mà bạn muốn lựa chọn. Nhấp vào OK trên hộp thoại AutoArchive khi bạn đã thực hiện xong. Sau đó nhấp vào OK trên cửa sổ Outlook Options.

Bước 4. Sử dụng tool dọn dẹp Cleanup công cụ của Outlook

Những mail có thiên hướng trở thành những cuộc đàm thoại hơn. Nếu bạn đã tham gia vào một hội thoại mail mà bạn và người nhận vừa mới trả lời qua lại và xây dựng một loạt các lá thư. Khi bạn trả lời một mail, trả lời của bạn sẽ xuất hiện trên những lá thư ban đầu và toàn bộ các thư trả lời trước đây. Thật không may, all những lá thư trả lời đó sẽ giúp đầy các thư mục của bạn – sử dụng cho bạn chông gai hơn để tìm thấy những lá thư mà bạn cần.

Outlook có một giải pháp với công cụ dọn dẹp Cleanup công cụ này. công cụ này tách ra những lá thư dư thừa, do vậy nó loại bỏ những lá thư trước đó k bao gồm những thư trả lời mới nhất. Bạn sẽ k mất đi bất kỳ thông tin nào, bởi vì toàn bộ các tin nhắn trước của bạn đã được gồm có trong lá thư mới nhất.

Bạn đủ nội lực dùng tool Cleanup công cụ để dọn sạch một cuộc trò chuyện, thư mục, hoặc một thư mục và thư mục con. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ dùng nó để làm sạch thư mục From My Boss.

Nhấp vào thư mục để lựa chọn nó. Nhấp vào mũi tên xuống trên biểu tượng Cleanup công cụ . (It’s trên tab Home ở bên trái của biểu tượng Delete.) Bạn sẽ thấy trình đơn thả xuống Cleanup:

chọn tùy chọn Clean Up Folder trên trình đơn thả xuống. Một hộp nhắc sẽ xuất hiện cảnh báo với bạn rằng những lá thư dư thừa sẽ bị xóa. Nhấp vào nút Clean Up Folder trong hộp nhắc. Thư gốc được xóa bỏ :

Thư nguồn sẽ bị xóa bởi vì nó là dư thừa với lá thư mới nhất. Đây là chức năng đặc biệt hữu ích nếu bạn đang có rất nhiều cuộc hội thoại email trong hộp thư đến của bạn.

Lưu ý: Những thông điệp email chứa một thành phần không giống nhau-có lẽ là một thư trả lời từ người nhận khác nhau hoặc một tệp đính kèm – sẽ không bị xóa bởi vì chúng k giải quyết được yêu cầu là trở nên dư thừa.

5. Đơn vị các mail của bạn với sự cai quản hộp thư đến tốt hơn

Bạn ít có khả năng để có một hộp thư đến lộn xộn trong MS Outlook nếu bạn vừa mới thực hiện cai quản mail tốt. tìm hiểu về làm thế nào để giảm lộn xộn trong hộp thư email đến của bạn với ebook free của chúng tôi:

Làm cách nào để thêm thư chưa đọc vào thư mục yêu thích trong Outlook?

Đôi khi các thư email chưa đọc có thể nằm giữa một số thư, mặc dù Outlook cho bạn biết số lượng thư email chưa đọc, chẳng hạn như Hộp thư đến (5), bạn không thể tìm ra chúng cùng một lúc. Trên thực tế, bạn có thể gom tất cả các email chưa đọc vào một thư mục yêu thích, giúp bạn làm việc thuận tiện và nhanh chóng.

Hướng dẫn sau đây sẽ giúp bạn thu thập tất cả các email chưa đọc vào một thư mục Thư chưa đọc và hiển thị thư mục đó trong mục yêu thích của bạn.

Bước 1: Chuyển sang chế độ xem Thư bằng cách nhấp vào email trong Ngăn Dẫn hướng.

Bước 2: Tạo một thư mục tìm kiếm mới:

Trong Outlook 2010/2013, nhấp vào Thư mục Tìm kiếm Mới nút trong Mới nhóm trên Thư mục tab.

Trên thực tế, có một phương pháp thay thế để tạo một thư mục tìm kiếm mới: nhấp chuột phải vào Thư mục Tìm kiếm trong Ngăn Dẫn hướng và nhấp vào Thư mục Tìm kiếm Mới trong menu chuột phải.

Và phương pháp này có sẵn trong tất cả Microsoft Outlook 2007, 2010 và 2013.

Bước 2: Trong hộp thoại Thư mục Tìm kiếm Mới, chọn và đánh dấu Thư chưa đọc mục và nhấp vào OK.

Bây giờ Thư chưa đọc thư mục được tạo và hiển thị trong ngăn điều hướng. Và tất cả các email chưa đọc sẽ được tự động thu thập vào thư mục này. Khi một thư email chưa đọc được mở, nó sẽ tự động bị xóa khỏi thư mục Thư chưa đọc.

Bước 3: Nhấp chuột phải vào Thư chưa đọc và nhấp vào Hiển thị trong Mục yêu thích trong menu chuột phải.

Bây giờ thư mục Thư chưa đọc được sao chép và thêm vào mục yêu thích của bạn ở đầu Ngăn Dẫn hướng.

Mẹo: Nếu bạn muốn thêm tất cả các email chưa đọc của tất cả các tài khoản vào một thư mục, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Public WithEvents OlExplprer As Outlook.Explorer Public WithEvents OlMailItem As Outlook.MailItem Dim xSelMail As MailItem Private Sub Application_NewMail() AddAllAccountsUnreadMailsToAFolder IniEvent End Sub Public Sub Initialize_handler() Set OlExplprer = Application.ActiveExplorer Set OlMailItem = OlExplprer.Selection.Item(1) End If End Sub Private Sub OlExplprer_BeforeFolderSwitch(ByVal NewFolder As Object, Cancel As Boolean) Dim xOlApp As Outlook.Application Dim xNameSpace As NameSpace Dim xMailItem, xSelMail As MailItem Dim xTargetFld As Folder On Error Resume Next Set xOlApp = Outlook.Application Set xNameSpace = xOlApp.GetNamespace("MAPI") If chúng tôi = "Unread Mail" Then For Each xMailItem In NewFolder.Items If xMailItem.UnRead = False Then xMailItem.Delete End If Next Else For Each xTargetFld In xNameSpace.Folders.Item(1).Folders If chúng tôi = "Unread Mail" Then For Each xMailItem In xTargetFld.Items Set xSelMail = OlExplprer.Selection.Item(1) If xSelMail.UnRead Then xSelMail.UnRead = False End If End If Next End If Next End If Cancel = False End Sub Private Sub OlExplprer_FolderSwitch() Dim xOlApp As Outlook.Application Dim xNameSpace As NameSpace Dim xMailItem As MailItem Dim xAccountFld, xTargetFld, xSubFolder As MAPIFolder Dim xObjItem As Object On Error Resume Next Set xOlApp = Outlook.Application Set xNameSpace = xOlApp.GetNamespace("MAPI") Refresh For Each xTargetFld In xNameSpace.Folders.Item(1).Folders If chúng tôi = "Unread Mail" Then For Each xMailItem In xTargetFld.Items If xMailItem.UnRead = False Then For Each xAccountFld In xNameSpace.Folders For Each xSubFolder In xAccountFld.Folders For Each xObjItem In xSubFolder.Items If xObjItem.Class = olMail Then If (xObjItem.Subject = xMailItem.Subject) And (xObjItem.SenderName = xMailItem.SenderName) And _ (xObjItem.Body = xMailItem.Body) And (xObjItem.Attachments.Count = xMailItem.Attachments.Count) And _ (xObjItem.SentOn = xMailItem.SentOn) Then xObjItem.UnRead = False End If End If Next End If Next Next End If Next End If Next End If End Sub Private Sub OlExplprer_SelectionChange() Dim xOlApp As Outlook.Application Dim xNameSpace As NameSpace On Error Resume Next Set xOlApp = Outlook.Application Set xNameSpace = xOlApp.GetNamespace("MAPI") SelUnreadMailFld OlExplprer.CurrentFolder.Items, xNameSpace.Folders Else SelOtherFld xNameSpace.Folders.Item(1).Folders End If End If End Sub Sub SelUnreadMailFld(EMails As Outlook.Items, Flds As Folders) Dim xMailItem As MailItem Dim xAccountFld, xSubFolder As Folder Dim xObjItem As Object On Error Resume Next For Each xMailItem In EMails 'OlExplprer.CurrentFolder.Items If xMailItem.UnRead = False Then For Each xAccountFld In Flds For Each xSubFolder In xAccountFld.Folders For Each xObjItem In xSubFolder.Items If xObjItem.Class = olMail Then If (xObjItem.Subject = xMailItem.Subject) And (xObjItem.SenderName = xMailItem.SenderName) And _ (xObjItem.Body = xMailItem.Body) And (xObjItem.Attachments.Count = xMailItem.Attachments.Count) And _ (xObjItem.SentOn = xMailItem.SentOn) Then If xObjItem.UnRead Then xObjItem.UnRead = False End If End If End If Next End If Next Next End If Next End Sub Sub SelOtherFld(Flds As Folders) Dim xSelItem, xMailItem As MailItem Dim xTargetFld As Folder On Error Resume Next Set xSelItem = OlExplprer.Selection.Item(1) If xSelItem.UnRead = False Then For Each xTargetFld In Flds If chúng tôi = "Unread Mail" Then For Each xMailItem In xTargetFld.Items If (xSelItem.Subject = xMailItem.Subject) And (xSelItem.SenderName = xMailItem.SenderName) And _ (xSelItem.Body = xMailItem.Body) And (xSelItem.Attachments.Count = xMailItem.Attachments.Count) And _ (xSelItem.SentOn = xMailItem.SentOn) Then xMailItem.UnRead = False End If Next End If Next End If End If End Sub Sub Refresh() Dim xOlApp As Outlook.Application Dim xNameSpace As NameSpace Dim xTargetFld As MAPIFolder Dim xAllUnreadMails As Integer On Error Resume Next Set xOlApp = Outlook.Application Set xNameSpace = xOlApp.GetNamespace("MAPI") xAllUnreadMails = AllUnreadMails() For Each xTargetFld In xNameSpace.Folders.Item(1).Folders If chúng tôi = "Unread Mail" Then AddAllAccountsUnreadMailsToAFolder Exit For End If End If Next End Sub Function AllUnreadMails() Dim xOlApp As Outlook.Application Dim xNameSpace As NameSpace Dim xAllUnreadMails As Integer On Error Resume Next Set xOlApp = Outlook.Application Set xNameSpace = xOlApp.GetNamespace("MAPI") xAllUnreadMails = 0 For Each xFolders In xNameSpace.Folders For Each xSubFolder In xFolders.Folders For Each xObjItem In xSubFolder.Items If xObjItem.Class = olMail Then If xObjItem.UnRead Then xAllUnreadMails = xAllUnreadMails + 1 End If End If Next End If End If Next Next AllUnreadMails = xAllUnreadMails End Function

2. Sau đó, chèn một Mô-đun mới và dán mã bên dưới vào tập lệnh Mô-đun.

Public Sub AddAllAccountsUnreadMailsToAFolder() Dim xOlApp As Outlook.Application Dim xNameSpace As NameSpace Dim xFolders, xSubFolder As MAPIFolder Dim xObjItem As Object Dim xDelFld As Folder Dim xUnreadMailFld, xOldUnreadMailFld As Folder Dim xCopiedItem, xMailItem As MailItem On Error Resume Next Set xOlApp = Outlook.Application Set xNameSpace = xOlApp.GetNamespace("MAPI") For Each xOldUnreadMailFld In xNameSpace.Folders.Item(1).Folders If chúng tôi = "Unread Mail" Then xOldUnreadMailFld.Delete Exit For End If Next For Each xDelFld In xNameSpace.Folders.Item(1).Folders If chúng tôi = "Deleted Items" Then For Each xMailItem In xDelFld.Items xMailItem.Delete Next For Each xSubFolder In xDelFld.Folders 'For i = xDelFld.Folders.Count To 1 Step -1 xSubFolder.Delete Next End If Next Set xUnreadMailFld = xNameSpace.Folders.Item(1).Folders.Add("Unread Mail") If xUnreadMailFld = nil Then Exit Sub End If For Each xFolders In xNameSpace.Folders For Each xSubFolder In xFolders.Folders For Each xObjItem In xSubFolder.Items If xObjItem.Class = olMail Then If xObjItem.UnRead Then Set xCopiedItem = xObjItem.Copy chúng tôi xUnreadMailFld End If End If Next End If End If Next Next IniEvent End Sub Public Sub IniEvent() Dim xFld As ThisOutlookSession Set xFld = ThisOutlookSession xFld.Initialize_handler End Sub

3. Chạy mã có tên AddAllAccountsUnreadMailsToAFolder. Sau đó, tất cả các email chưa đọc đã được đặt vào một thư mục có tên Thư chưa đọc.

Auto CC / BCC bởi các quy tắc khi gửi email; Tự động chuyển tiếp Nhiều Email theo tùy chỉnh; Tự động trả lời không có máy chủ trao đổi và các tính năng tự động khác …

Cảnh báo BCC – hiển thị tin nhắn khi bạn cố gắng trả lời tất cả nếu địa chỉ thư của bạn có trong danh sách BCC; Nhắc nhở khi thiếu tệp đính kèmvà các tính năng nhắc nhở khác …

Công cụ Tệp đính kèm: Quản lý Tất cả Tệp đính kèm trong Tất cả Thư, Tự động tách, Nén tất cả, Đổi tên tất cả, Lưu tất cả … Báo cáo nhanh, Đếm thư đã chọn…

Email rác mạnh mẽ Theo phong tục; Xóa thư và liên hệ trùng lặp… Cho phép bạn làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và tốt hơn trong Outlook.

Nếu nhận được nhiều email mỗi ngày từ cùng 1 người gửi, thì tại sao không tạo riêng 1 thư mục riêng biệt dành cho địa chỉ đó. Và để giữ trật tự sắp xếp cho mục Inbox này, hãy tạo riêng Rule để di chuyển và lưu trữ khi bạn nhận được email.

Cách tạo rules để quản lý email

Hướng dẫn này áp dụng cho Outlook for Office 365, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007

Bước 2. Chọn một trong các tùy chọn. Outlook sẽ tự động đề xuất tạo quy tắc dựa trên người gửi và người nhận. Để xem các tùy chọn khác, chọn Create Rule.

Bước 3. Trong hộp thoại Create Rule, chọn một hoặc nhiều tùy chọn trong ba tùy chọn đầu tiên.

Tạo quy tắc bằng cách sử dụng Rules Wizard

Có ba loại quy tắc bạn có thể tạo với Rules Wizard:

Stay organized: Các quy tắc này giúp bạn lọc, gửi và theo dõi các email.

Stay up to date: Các quy tắc này thông báo cho bạn khi nhận được email phù hợp với các tiêu chí cụ thể.

Custom rules: Đây là những quy tắc bạn tạo mà không có mẫu.

2. Trên tab Email Rules, chọn New Rule.

3. Chọn một trong các mẫu từ Step 1. Để bắt đầu từ quy tắc trống, hãy chọn Apply rule on messages I receive hoặc Apply rule on messages I send.

1. Trong Step 1: Select condition(s) box, bất kỳ điều kiện nào bạn thiết lập ở màn hình trước đó đều được chọn. Bạn có thể chọn các điều kiện bổ sung bằng cách tích vào hộp checkbox.

Bước 3:

Trên trang thứ ba của Rules Wizard, bạn có thể chọn các hành động bổ sung để nhận thư. Ví dụ: bạn có thể gắn cờ email để theo dõi và đánh dấu email quan trọng.

1. Trong Step 1: Select condition(s) box, bất kỳ điều kiện nào bạn thiết lập ở màn hình trước đó đều được chọn. Bạn có thể chọn các điều kiện bổ sung bằng cách tích vào hộp checkbox.

Bước 4:

Trên trang thứ tư của Rules Wizard, bạn có thể thêm bất kỳ ngoại lệ nào trong quy tắc của mình.

Trong Step 1: Select condition(s) box, chọn bất kỳ ngoại lệ nào cho quy tắc của bạn bằng cách chọn hộp checkbox.

Bước 5:

1. Trên trang thứ tư của Rules Wizard, nhập tên cho quy tắc.

2. Nếu bạn muốn áp dụng quy tắc cho email vừa nhận được, chọn tùy chọn Run this rule now on messages already in “Inbox“.

3. Theo mặc định, tùy chọn Turn on this rule sẽ được chọn. Bạn có thể bỏ chọn nó nếu không muốn quy tắc này được bật trong thời điểm này.

Xóa rule

Bạn có thể xóa quy tắc khi không còn cần thiết nữa.

Bước 1. Trên tab File, chọn Manage Rules & Alerts.

Bước 2. Trong hộp thoại Rules and Alerts, trên tab E-mail Rules, hãy chọn quy tắc bạn muốn xóa.

Áp dụng quy tắc theo cách thủ công

Bước 1. Trên tab File, chọn Manage Rules & Alerts và trên tab E-mail Rules, chọn Run Rules Now.

Bước 2. Trong hộp Run Rules Now, trong Select rules to run, hãy chọn hộp kiểm cho từng quy tắc mà bạn muốn sử dụng.

Bước 4. Chọn tùy chọn Include subfolders để bao gồm tất cả các thư mục bạn đã chọn. .

Bước 5. Trong danh sách Apply rules to, hãy chấp nhận cài đặt mặc định của tất cả email hoặc thay đổi thành email đã đọc hoặc chưa đọc.