【#1】Cách Tạo File Quản Lý Nhập Xuất Tồn Kho, Bán Hàng Bằng Excel

Excel là công cụ phổ biến để quản lý bán hàng, kho, công nợ. sẽ hướng dẫn nhanh bạn Cách tạo file quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng hóa bằng excel hàng ngày.

PHẦN 1. NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI TẠO FILE BẰNG EXCEL

Trước khi bạn dành thời gian để học cách tạo file, muốn nói cho bạn biết các ưu nhược điểm của việc dùng Excel. Từ đó bạn sẽ có được mục tiêu và định hướng đúng đắn.

  • Miễn phí là ưu điểm lớn nhất. Bạn không phải trả bất kỳ chi phí nào khi bạn có thể tự lập được 1 file quản lý kho, bán hàng đơn giản trên excel.
  • Dễ để bắt đầu: Chỉ cần máy tính của bạn có cài Microsoft Office là có thể bắt đầu luôn rồi.
  • Linh hoạt: Bạn có thể làm được rất nhiều báo cáo, chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý của bạn khi dùng Excel. Không giống như các phần mềm dựng sẵn, bạn bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.
  • Dễ sửa, bổ sung: Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.
  • Có thể share cho nhiều người dùng. Tuy nhiên điểm này chỉ áp dụng với các file excel bán hàng đơn giản được lập hoàn toàn bằng công thức. Cần có google sheet để sử dụng tính năng này.
  • 1 người nhập dữ liệu tại 1 thời điểm: Như bạn biết với word, powerpoint, Excel.. cũng chỉ duy nhất 1 máy nhập liệu được tại một thời điểm. Người khác có thể xem nội dung và thông tin mới cập nhật thông qua thao tác lưu của người nhập chính. Phần mềm được viết trên CODE LẬP TRÌNH, gần như không dùng công thức. Do vậy không hoạt động được trên Google sheet.
  • Đầu tư thời gian tạo file: Đương nhiên là phải mất thời gian để tự lập file excel quản lý kho, bán hàng. Đối với những người đã có kiến thức nền tảng về hàm excel thì việc này không mất nhiều thời gian lắm. Ngược lại thì bạn phải học khá nhiều đó.

Ghi chú: Trong trường hợp bạn muốn nhiều người cùng nhập thì sẽ có giải pháp phần mềm quản lý bán hàng, kho trên SQL Server kết nối qua mạng LAN / Internet.

1.3. Khi dùng file excel quản lý nhập xuất kho trên mạng cần quan tâm tới điều gì ?

Bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi tải file mẫu miễn phí từ trên mạng về của các trang website theo bạn là tin cậy khi tìm hiểu. Nếu chưa rõ, bạn có thể tham khảo ý kiến bạn bè, đồng nghiệp khác và mọi người xung quanh bạn. Có không ít người lên mạng tải 1 vài file quản lý nhập xuất tồn kho hàng hóa, bán hàng được dựng sẵn công thức về dùng. Mục đích của nhà quản trị các bài viết đó là chia sẻ thông tin hữu ích để mọi người cùng biết thêm kiến thức mới. Kiến thức này được đúc kết từ kinh nghiệm làm việc, sự trải nghiệm thực tế khi làm việc. Bạn không cần phải lo lắng gì đâu. Bởi vì xã hội hiện đại, công nghệ phát triển. Bạn chẳng khó khăn gì nếu muốn tìm kiếm thông tin mình cần qua mạng xã hội: Google… Bạn cần hiểu rằng, file đó họ lập để phục vụ cho công việc của họ rồi họ chia sẻ cho mọi người tham khảo mẫu biểu là chính. Khi bạn dùng file có sẵn công thức mà không hiểu công thức được tính toán như thế nào thì báo cáo có thể không chính xác.

  • Học hành chăm chỉ: Khi bạn hiểu rõ bản chất và tác dụng của các công thức thì bạn mới kiểm soát được dữ liệu báo cáo.

2.1. Tạo mẫu file excel nhập xuất tồn hàng hóa

  • B1: Mở file excel trắng tinh lên
  • B2: Bạn tạo 5 sheet mới và sửa lại tên từng sheet với tiêu đề như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
  • B3: Vẽ bảng biểu cho từng sheet

Lưu ý: Tùy vào nhu cầu của bản thân mình mà bạn có thể tạo thêm nhiều sheet mới và nhiều chỉ tiêu hơn cho mỗi sheet.

LINK TẢI MIỄN PHÍ MẪU FILE EXCEL

File quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng bằng excel

Reset lại cài đặt ngày tháng, số tiền, ngôn ngữ trước khi dùng

Hướng dẫn tăng giảm số lượng chữ số sau dấu thập phân WPRO 1.4 & chúng tôi

Sử dụng Dropbox – điện toán đám mây kết hợp Phần mềm bán hàng WPRO 2.0 để đồng bộ dữ liệu

NHAP – Quản lý thông tin đầu vào của hàng hóa (NHẬP HÀNG) Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng,

Số lượng nhập,

Đơn giá, Thành Tiền,

Nhà cung cấp

Có thể sẽ cần thêm:

Mã nhà cung cấp,

Địa chỉ nhà cung cấp,

– Tạo phiếu nhập hàng – WPRO 2.0

– Cách đổi hàng cho nhà cung cấp

– Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp

– Phần mềm quản lý bán hàng WPRO 2.0

– Trả hàng nhà cung cấp trong phiếu nhập

Bạn sẽ nhập các thông tin sau:

Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, khách hàng. Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, Địa chỉ khách hàng, ghi chú.

– Tạo Phiếu xuất hàng – WPRO 2.0

– Sửa/ xóa mặt hàng trong nhập xuất – Nhanh chóng, tiện lợi

– Thu tiền bán hàng từ khách hàng

– Hướng dẫn nhập dữ liệu: Khách hàng đổi hàng – trả hàng trong phiếu xuất WPRO 2.0

– Xem báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho

– Cách in phiếu nhập xuất, chọn khổ giấy in – WPRO 2.0

    DANH MUC – TẠO LẬP DANH MỤC CẦN THIẾT ĐỂ QUẢN LÝ CHUNG(DANH MỤC -HÀNG HÓA, NHÀ CUNG CẤP, KHÁCH HÀNG,TIỀN QUỸ,…)

Đây là phần quan trọng trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm.

    BAO CAO – LẬP BÁO CÁO CHI TIẾT, BÁO CÁO TỔNG HỢP VỀ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG, KINH DOANH (BÁO CÁO)

Thông thường ta chỉ cần tới báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn.

Với báo cáo bán hàng, bạn cần: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối

– Báo cáo chi tiết nhập kho, xuất kho theo hóa đơn

– Xem báo cáo chi tiết công nợ khách hàng, nhà cung cấp

– Báo cáo chi tiết thu chi

– Xem báo cáo chi tiết thẻ kho

– Báo cáo chi tiết nhân viên

– Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn

– Xem báo cáo công nợ tổng hợp – Trên phần mềm WPRO 2.0

– Báo cáo tổng hợp tiền quỹ

– Đọc báo cáo tổng hợp nhân viên

– Xem báo cáo chi phí – WPRO 2.0

– Xem báo cáo danh sách đầu tư

– Hướng dẫn xem báo cáo quản trị – WPRO 2.0

Ở trong các Phần mềm quản lý bán hàng Excel chuyên nghiệp bạn sẽ nhận được nhiều thông tin quản trị hơn, ví dụ:

+ Xem được báo cáo bán hàng từ ngày … tới ngày… (ngày, tuần, tháng, năm)

+ Lãi lỗ từng mặt hàng

+ Tồn kho tới hiện tại

+ Tồn kho tối thiểu

+ Cảnh báo hết hàng khi xuất kho …

2.2. Hàm Excel sử dụng để lập file excel bán hàng, kho

Trong phạm vi bài viết ‘Cách tạo file excel quản lý kho, bán hàng’. không đi sâu giải thích bản chất hàm excel và cách dùng các hàm đó như thế nào. Bởi lẽ có quá nhiều bài viết trên Internet đã làm việc này.

Nguồn tham khảo học hàm Excel:

Các công thức sử dụng

Nhiều người nghĩ là phải học excel thật siêu thì mới làm được. Hoặc phải học nhiều hàm excel, giỏi đủ các hàm khó…. Không phải thế. Trên thực tế với các hàm excel phổ biến ta có thể làm hầu hết các yêu cầu của công việc.

Và với 1 file excel quản lý kho, bán hàng đơn giản, bạn chỉ cần biết tới 3 hàm sau:

Hàm này cực kỳ quan trọng và không thể thiếu. [ Lý do dùng ] Tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện: Từng mã hàng Từ đó xác định được số tồn cuối kỳ. Sumif là hàm tính tổng 1 điều kiện Sumifs là tính tổng nhiều điều kiện.

File quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng bằng excel

Xin cảm ơn, Trườngpx – CEO chúng tôi