Cập nhật nội dung chi tiết về Hướng Dẫn Sử Dụng Hàm Rank Trong Excel Để Xếp Hạng Dữ Liệu mới nhất trên website Jetstartakeontheworld.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Công thức hàm RANK
=RANK(number,ref, [order])
Trong đó:
Number: (Bắt buộc) Giá trị cần xếp hạng trong khối.
Ref: (Bắt buộc) Danh sách, khối dữ liệu cần sắp xếp.
Order: (Tùy chọn) Thứ tự cần sắp xếp (từ cao xuống thấp hoặc từ thấp lên cao )
Với order = 0 (hoặc không có tham số này) thì giá trị sẽ sắp xếp giảm dần.
Với order = 1 thì giá trị sẽ sắp xếp tăng dần.
Một số lưu ý khi sử dụng Hàm RANK
Khi có các số trùng lặp Hàm RANK sẽ cho chúng cùng một thứ hạng. Sự trùng lặp này sẽ ảnh hưởng đến thứ hạng của các số sau đó. Ví dụ: Cho danh sách điểm, sắp xếp thứ tự học sinh dựa vào điểm (theo thứ tự giảm dần).
Trong danh sách này số 6 xuất hiện hai lần và đều có thứ hạng là 3. Điểu này ảnh hưởng đến thứ hạng của số 4,5 thành thứ hạng 5 và không có thứ hạng 4.
Hệ số điều chỉnh thứ hạng ngang hàng là =(COUNT(ref)+1-RANK(number, ref, 0)-RANK(number, ref, 1))/2.
Kết quả nhận được là 0,5. Thứ hạng của 6 đã điều chỉnh có xét đến sự ngang hàng là 3 + 0,5 = 3,5
Nếu số chỉ xuất hiện một lần trong tham chiếu, thì hệ số điều chỉnh sẽ bằng 0, vì hàm RANK không cần phải điều chỉnh theo sự ngang hàng.
Khi chúng ta nhập địa chỉ của khối dữ liệu sắp xếp nên nhập địa chỉ tuyệt đối để khi sao chép công thức thì địa chỉ được giữ nguyên. Để tạo địa chỉ tuyệt đối, chúng ta nhấn phím F4; lúc này sẽ có dấu thăng ($) ở địa chỉ ô. Ví dụ: Địa chỉ tuyệt đối của ô D14 là $D$14.
Xét các ví dụ sử dụng hàm RANK trong Excel
Dữ liệu được xếp theo thứ tự giảm dần
Hãy sắp xếp thứ tự học lực của học sinh (từ học sinh có điểm cao nhất đến học sinh có điểm thấp nhất) dựa vào cột điểm lý thuyết bằng hàm RANK.
Bước 1:
Tại ô đầu tiên trong cột Thứ tự, nhập công thức =RANK(D5,$D$5:$D$9,0).
Trong đó:
D5 là Giá trị cần xếp hạng trong khối-là điểm số của học sinh đầu tiên.
$D$5:$D$9 là khối dữ liệu cần sắp xếp-danh sách điểm số của các học sinh.
0 là sắp xếp theo thứ tự giảm dần (điểm cao nhất sẽ đứng thứ 1).
Bước 2:
Sau khi nhấn Enter chúng sẽ có kết quả là 3, nghĩa là bạn Nguyễn Văn A xếp thứ 3 với 6 điểm. Tại ô kết quả đầu tiên trong cột Thứ tự, bạn kéo xuống những ô còn lại và sẽ được kết quả xếp hạng cho những bạn còn lại.
Trong trường hợp này số 6 xuất hiện 2 lần nên cùng xếp hạng 3. Làm cho số 4,5 sẽ xếp hạng thứ 5.
Dữ liệu được xếp theo thứ tự tăng dần
Hãy sắp xếp thứ tự thời gian công tác của nhân viên (từ nhân viên có thời gian công tác ngắn nhất đến nhân viên có thời gian công tác lâu nhất) dựa vào cột thời gian công tác bằng hàm RANK.
Bước 1:
Tại ô đầu tiên trong cột Thứ tự, nhập công thức =RANK(D5,$D$5:$D$8,1).
Trong đó:
D5 là Giá trị cần xếp hạng trong khối-là thời gian công tác của nhân viên đầu tiên.
$D$5:$D$8 là khối dữ liệu cần sắp xếp-danh sách thời gian công tác của nhân viên.
1 là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (thời gian công tác ngắn nhất sẽ đứng thứ 1).
Bước 2:
Sau khi nhấn Enter chúng sẽ có kết quả là 2, nghĩa là bạn Nguyễn Văn An xếp thứ 2 với 16 tháng công tác. Tại ô kết quả đầu tiên trong cột Thứ tự, chúng ta kéo xuống những ô còn lại và sẽ được kết quả xếp hạng cho những nhân viên còn lại.
Đánh giá bài viết này
Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Hàm Rank Trong Excel
Hàm RANK có chức năng trả về thứ hạng của giá trị được sắp xếp trong danh sách. Chức năng này tương đối giống với khi ta Sort dữ liệu DATA nhưng có kết quả ưu việt hơn và dễ dàng quản lý hơn.
1. Cú pháp hàm RANK trong EXCEL:
Trong đó ý nghĩa từng tham số:
Number: là giá trị cần xếp hạng trong khối
Ref: Khối Dữ liệu. (Danh sách)
Order: thứ tự sắp xếp.
order = 0 (hoặc không có tham số này) thì kết quả sắp xếp hiển thị Giá trị lớn đứng trước, nhỏ đứng sau.
order = 1 thì kết quả sắp xếp theo kiểu giá trị nhỏ đứng trước, lớn đứng sau.
Cú pháp này được áp dụng trên tất cả các phiên bản Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013…
Để hình dung được rõ hơn Công ty kế toán Hà Nội chi nhánh Hải Phòng xin đưa ra cho các bạn ví dụ cụ thể như sau:
2. Ví dụ cách sử dụng hàm RANK
Ví dụ 1: Cho bảng dữ liệu sau, yêu cầu Xếp thứ hạng cho học sinh trong lớp dựa vào điểm TB của học sinh.
(Sắp xếp theo kiểu giá trị lớn đứng trước, nhỏ đứng sau).
G5 = RANK(F5,$F$5:$F$14,0)
Với:
F5 là ô chứa giá trị cần xếp hạng (Trong trường hợp này giá trị ô F5 = 8.0)
$F$5:$F$14 là Khối dữ liệu chứa điểm TB của cả lớp.
0: Kiểu xếp hạng, giá trị lớn đứng trước, nhỏ đứng sau (theo yêu cầu của đầu bài).
Từ công thức của ô kết quả G5, Sao chép công thức cho các ô còn lại, ta thu được kết quả như sau:
J11 = RANK(I11,$I$11:$I$20,0)
Quan sát kết quả chúng ta thấy những người có tổng lương bằng nhau sẽ có số thứ hạng bằng nhau. Ở đây có 2 người cùng có thứ hạng 5 và 9. Trường hợp này chúng ta gọi là đồng hạng: hàm RANK() sẽ giải quyết bằng cách bỏ qua giá trị thứ hạng tiếp theo. Chúng ta thấy có 2 người có thứ hạng 5 thì người có thứ hạng tiếp theo sẽ có thứ hạng là 7 (không có thứ hạng 6).
Qua bài viết hôm nay Kế toán Hải Phòng hi vọng các bạn sẽ hiểu rõ và sử dụng thành thạo Hàm RANK trong Excel.
Hướng Dẫn Dùng Hàm Rank Trong Microsoft Excel
Hàm RANK() trong Excel trả về thứ hạng giá trị trong danh sách. Cụ thể, nó là vị trí tương quan giữa một giá trị với các giá trị còn lại trong danh sách. Thực tế nếu bạn dùng thao tác sắp xếp, mặc dù vẫn có thể nhìn thấy giá trị nào đứng cao nhất và thấp nhất nhưng không được trả về thứ hạng cụ thể.
Trong ví dụ ở hình dưới, các bạn có thể thấy kết quả của hàm RANK() trong bảng tính. Giá trị từ F2 đến F5 là thứ hạng của các giá trị từ E2 đến E5. Các giá trị từ E2 đến E5 là kết quả của hàm SUMIF() sau đây:
=SUMIF($A$2:$A$9,$D2,$B$2:$B$9)
Hàm SUMIF() trả về tổng số của mỗi cá nhân được liệt kê trong cột A.
Hàm RANK() có 3 đối số:
RANK(number,reference,[order])
Trong đó, number là giá trị bạn xếp hạng, reference là danh sách các giá trị bạn muốn so sánh với number, order là trình tự thứ hạng lớn dần hay nhỏ dần. Nếu bạn không khai báo order, Excel sẽ coi giá trị bằng 0, tức là trình tự thứ hạng giảm dần, tỉ lệ nghịch với giá trị (giá trị lớn nhất là xếp thứ 1). Các giá trị order khác 0 sẽ cho trình tự thứ hạng tăng dần (giá trị nhỏ nhất xếp thứ 1). Trong ví dụ trên, ô F2 được khai báo như sau:
=RANK(E2,$E$2:$E$5)
Lưu ý rằng đối số number là tương đối nhưng reference là tuyệt đối. Bạn nên giữ nguyên cấu trúc như trên khi áp dụng vào bảng tính của mình. Copy hàm khai báo ở F2 vào các ô từ F3 đến F5. Kết quả là giá trị lớn nhất 120 được trả về thứ 1. Giá trị nhỏ nhất 98 xếp thứ 4. Để đảo ngược cách xếp hạng, bạn chỉ cần khai báo thêm order như sau:
=RANK(E2,$E$2:$E$5,1)
Các bạn có thể thấy Alexis và Kate có cùng giá trị 101. Cả hai đều xếp thứ 2 và không có ai xếp thứ 3. Giá trị thấp nhất vẫn xếp hạng 4.
Không có đối số để thay đổi cách giải quyết này của hàm RANK(). Nếu bạn không muốn có trường hợp đồng hạng, bạn cần tìm thêm một tiêu chuẩn nữa để so sánh.
Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Hàm Vlookup Trong Excel
Bảng tính Excel có rất nhiều công thức với nhiều chức năng khác nhau. Một trong những hàm liên tục gây tò mò cho người dùng đó là VLOOKUP, và Microsoft Excel cũng có rất ít tài liệu hướng dẫn về nó. Nhưng đôi khi, tốt nhất là bạn nên tìm hiểu cách sử dụng hàm VLOOKUP bằng cách làm theo những ví dụ của bảng tính mẫu.
Lần đầu tiên mình biết đến chức năng của hàm VLOOKUP trong Excel vào năm 2005, mình đã xem qua cú pháp của nó, sẽ giống như thế này:
Trông nó quá dài dòng và mình không thể nào nhìn thấy được kết quả của nó là gì. Nhưng nó không quá khó hiểu đâu và mình sẽ giải thích cặn kẻ cách dùng hàm VLOOKUP thật chi tiết ở bên dưới.
Nội dung chính:
Hàm VLOOKUP là gì?
Cách tìm thông tin trong cơ sở dữ liệu (database) với VLOOKUP
Công thức của hàm VLOOKUP – Cú pháp và đối số
Sắp xếp dữ liệu tìm kiếm VLOOKUP theo thứ tự tăng dần
Phân biệt đối sánh chính xác và đối sánh gần đúng
Cách sử dụng hàm VLOOKUP bằng hộp thoại Function Arguments
Cách mở hộp thoại của hàm VLOOKUP
Các lỗi thường gặp trong hàm VLOOKUP
Sắp xếp dữ liệu tìm kiếm VLOOKUP theo thứ tự tăng dần
Phân biệt đối sánh chính xác và đối sánh gần đúng
VLOOKUP (V là viết tắt của từ “Vertical”) là một hàm tích hợp sẵn trong Microsoft Excel cho phép bạn tra cứu dữ liệu giữa các cột khác nhau trong bảng tính. Nói cụ thể hơn, nó cho phép bạn có thể tìm (tra cứu) một giá trị từ một cột dữ liệu và sau đó trả về giá trị thích hợp hoặc giá trị tương ứng từ một cột khác.
Công thức hàm VLOOKUP thường trả về một trường dữ liệu duy nhất. Vậy làm thế nào để nó trả về được kết quả này:
Bạn cung cấp tên hoặc Lookup _value để thông báo cho VLOOKUP hàng hoặc cột của bảng dữ liệu để tìm kiếm thông tin mong muốn.
Bạn cung cấp số cột – được gọi là Col_index_num – của dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm.
Hàm tìm kiếm sẽ dựa trên Lookup _value mà bạn cung cấp.
Sau đó, hàm VLOOKUP sẽ tìm và trả về kết quả bạn tìm kiếm từ một bảng khác trong cùng một file Excel bằng cách sử dụng các giá trị mà bạn đã nhập vào.
Note: Bài viết hướng dẫn sử dụng hàm VLOOKUP này có thể áp dụng cho Excel của Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 và Excel 2010, kể cả Excel cho Mac và Excel Online.
Cấu trúc công thức hàm VLOOKUP phía dưới sẽ hướng dẫn vị trí của hàm và bao gồm tên, dấu ngoặc và logic của hàm, và sau đây là cú pháp của VLOOKUP:
Lookup _value (giá trị bắt buộc) giá trị bạn muốn tìm trong cột đầu tiên của đối số Table_array.
Table_array (giá trị bắt buộc) là bảng dữ liệu mà VLOOKUP sẽ tìm kiếm để lọc ra thông tin mà bạn đang muốn theo dõi:
Table_array phải chứa ít nhất hai cột dữ liệu.
Cột đầu tiên thường chứa giá trị giống với Lookup_value.
Col_index_num (giá trị bắt buộc) số cột của giá trị bạn muốn tìm:
Việc đánh số bắt đầu với cột Lookup_value là cột 1
Nếu Col_index_num có giá trị là một con số lớn hơn số cột được chọn trong đối số table_array, thì hàm sẽ trả về kết quả là #REF!
Range_lookup (giá trị tùy chọn) cho phép phạm vi có được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hay không.
Dữ liệu trong cột đầu tiên được sử dụng làm Sort Key
Là một biến Boolean TRUE hoặc FALSE
Trường hợp nếu không nhập thì mặc định sẽ được đặt thành TRUE
Nếu được đặt thành TRUE hoặc bị bỏ qua và không tìm thấy kết quả chính xác như giá trị Lookup _value, thì kết quả gần giống nhất có giá trị tương tự hoặc nhỏ hơn được sử dụng làm từ khóa tìm kiếm (search_key)
Nếu được đặt thành TRUE hoặc bị bỏ qua và cột đầu tiên của bảng dữ liệu table_array không được sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần thì kết quả hiển thị có thể sẽ sai.
Nếu được đặt thành FALSE, VLOOKUP chỉ chấp nhận kết quả chính xác cho Lookup_value.
Sắp xếp dữ liệu tìm kiếm VLOOKUP theo thứ tự tăng dần
Mặc dù không phải lúc nào cũng được yêu cầu, nhưng tốt nhất là bạn nên ưu tiên sắp xếp dữ liệu mà VLOOKUP đang tìm kiếm theo thứ tự tăng dần bằng cách sử dụng tính năng Sort & Filter trong Excel để sắp xếp lại.
Nếu dữ liệu không được sắp xếp, hàm VLOOKUP có thể trả về kết quả không chính xác.
Phân biệt đối sánh chính xác và đối sánh gần đúng
VLOOKUP có thể sử dụng giá trị để nó chỉ trả về thông tin đối sánh chính xác (FALSE) với Lookup _value hoặc nó có thể được đặt để trả về các kết quả đối sánh gần đúng (TRUE).
Yếu tố xác định là đối số Range_lookup:
Trong ví dụ như hình ảnh đầu tiên của bài viết, Range_lookup được đặt là FALSE để VLOOKUP phải tìm một kết quả khớp chính xác cho cụm từ “Máy hút bụi” trong bảng dữ liệu để có thể trả về giá tiền của sản phẩm đó. Nếu như không thể tìm thấy kết quả khớp chính xác, lỗi #N/A sẽ được trả về làm kết quả của hảm VLOOKUP.
Note: VLOOKUP không có phân biệt chữ hoa hay chữ thường, do đó cả “máy hút bụi” hoặc “Máy hút bụi” đều là những cách viết được chấp nhận ở ví dụ trên.
Nếu có quá nhiều giá trị được đối sánh thì sao? Ví dụ: “Máy hút bụi” được liệt kê nhiều lần trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu Table_array thì kết quả mà hàm VLOOKUP trả về sẽ là từ trên xuống dưới.
Mặc dù các công thức Excel chỉ nên nhập từ ô trong bảng tính Excel. Một lựa chọn khác, là sử dụng hộp thoại của hàm (như hình ảnh phía trên) để nhập các đối số của nó.
Sử dụng hộp thoại Function Arguments sẽ giúp bạn dễ dàng nhập chính xác các đối số của hàm và loại bỏ yêu cầu nhập các dấu phân cách giữa các đối số với nhau.
Các bước bên dưới đã được sử dụng để nhập hàm VLOOKUP vào ô B2 bằng cách sử dụng bằng cách sử dụng hộp thoại Function Arguments của hàm.
Bước 1: Chọn ô B2 để biến nó thành ô chúng ta thêm hàm VLOOKUP – vị trí hiển thị kết quả của hàm VLOOKUP.
Bước 2: Lựa chọn tab Formulas.
Bước 3: Chọn Lookup & Reference từ thanh Menu ngang để mở danh sách chức năng được thả xuống.
Bước 4: Chọn VLOOKUP trong danh sách để bắt đầu hiển thị hộp thoại Function Arguments của hàm.
Lỗi #N/A (Giá trị không tồn tại) sẽ bị khi:
Lookup_value không thể tìm thấy giá trị trong cột của Table_array.
Table_array không có đối số chính xác của Lookup_value. Ví dụ, đối số có thể đang chứa dữ liệu trống.
Range_lookup được đặt là False (đối sánh chính xác) và không thể tìm được chính xác dữ liệu của đối số Lookup_value.
Range_lookup được đặt là True (đối sánh gần đúng) và tất cả các giá trị trong cột dữ liệu không có kết quả tương tự hoặc nhỏ hơn đối số Lookup_value.
Lỗi #REF! hiển thị khi:
Col_index_num có giá trị lớn hơn số cột lựa chọn trong bảng dữ liệu Table_array.
Bạn đang đọc nội dung bài viết Hướng Dẫn Sử Dụng Hàm Rank Trong Excel Để Xếp Hạng Dữ Liệu trên website Jetstartakeontheworld.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!