Đề Xuất 12/2022 # Hướng Dẫn Cách Viết Email Và Gửi Mail Chuyên Nghiệp / 2023 # Top 18 Like | Jetstartakeontheworld.com

Đề Xuất 12/2022 # Hướng Dẫn Cách Viết Email Và Gửi Mail Chuyên Nghiệp / 2023 # Top 18 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về Hướng Dẫn Cách Viết Email Và Gửi Mail Chuyên Nghiệp / 2023 mới nhất trên website Jetstartakeontheworld.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Luôn luôn có dòng tiêu đề

Không ít người gặp rắc rối với việc nghĩ ra một dòng tiêu đề để đặt cho email. Nếu bạn cũng rơi vào hoàn cảnh tương tự thì hãy bắt đầu bằng việc viết email trước. Sau đó hãy quay lại và lựa chọn một tiêu đề mà nó có thể giải thích đầy đủ nội dung email một cách tốt nhất.

Thay vì sử dụng những từ ngữ tối giản như quan trọng, gấp,…thì bạn nên viết câu ngắn gọn và đủ ý để đặt tiêu đề email. Chẳng hạn như Thông tin hợp đồng số 12456, Bài khóa luận tốt nghiệp.

Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu

Một trong những cách viết email được coi là hiệu quả nhất chính là đưa ra điểm chính của vấn đề ngay câu mở đầu. Đa phần người đọc sẽ không để hết nội dung đến câu kết. Đặc biệt là những người mỗi ngày phải nhận hàng trăm, hàng ngàn email. Do vậy, hãy cho họ biết rằng bạn quý trọng thời gian bằng cách đi thẳng vào ngay vấn đề chính ở câu đầu tiên trong email.

Không bao giờ bắt đầu email với một mở đầu mơ hồ

Tuyệt đối không được mở đầu email bằng những câu như đây, nó,…Ví dụ như “Nó cần hoàn thành lúc 5 giờ”. Cần phải chỉ định cụ thể hóa bằng vấn đề mà bạn cần viết.

Không sử dụng chữ in hoa

Thông thường, mọi người hay dùng chữ viết in hoa khi cần đề cập một vấn đề quan trọng nào đó. Tuy nhiên, nếu bạn viết in hoa cả một câu thì điều đó giống như việc bạn đang hét vào mặt người đọc vậy. Thế nên, thay vì dùng chữ in hoa để làm nổi bật điều gì đó như thời gian, địa điểm thì bạn nên tìm ra một ý tưởng thích hợp hơn để giải thích điều mà bạn đang muốn nhắc đến. Hoặc bôi đậm thông tin đó lên là được.

Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt

Hãy ngắn gọn và lịch sự

Nếu email của bạn dài hơn 2 hoặc 3 đoạn văn thì hãy nghĩ đến việc rút gọn lại nội dung. Hoặc một giải pháp thay thế khác đó là dùng file đính kèm.

Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn

Thưa gửi, cảm ơn đều là những vấn đề cơ bản cần phải có trong một email chuyên nghiệp. Nó thể hiện sự tôn trọng và lịch sự của bạn dành cho người nhận email.

Thêm chữ ký

Cần phải chắc chắn rằng bạn có một chữ ký email chuyên nghiệp ở dưới mỗi email. Thông thường, nó sẽ bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ trang Web,…

Nếu không biết cách tạo chữ ký email thì cũng đừng lo lắng. Chỉ cần lên Google search các mẫu chữ ký gmail đẹp thì sẽ có hàng ngàn kết quả hiển thị. Tham khảo để lựa chọn một mẫu chữ ký nào phù hợp với lĩnh vực, ngành nghề của bạn và sáng tạo thêm để có nét riêng của mình là được.

Soát lại và chỉnh sửa

Trước khi nhấn nút gửi email bạn cần đảm bảo đọc, rà soát và chỉnh sửa lỗi đầy đủ. Những lỗi chính tả hay ngữ pháp nhỏ ở trong email cũng đủ làm cho người đọc cảm nhận được sự thiếu chuyên nghiệp và bất cẩn của bạn,…

Thêm vào đó, khi đọc lại email sẽ giúp bạn kiểm tra được các thông tin mà bạn muốn đề cập đến. Thật chẳng hay ho gì khi gửi đi gửi lại một email về vấn đề chỉ để bổ sung thông tin mà email trước đó gửi còn thiếu cả đúng không cả nhà?

Hãy đúng giờ

Cố gắng trả lời các email quan trọng trong vòng 24 giờ. Nếu bạn cần nhiều thời gian hơn để thu thập thông tin hay đưa ra quyết định thì hãy gửi một phản hồi ngắn giải thích sự chậm trễ. Điều đó sẽ cho người nhận biết được rằng bạn đã nhận được email của họ và đang trong quá trình giải quyết, cân nhắc vấn đề.

Các bước viết email theo chuẩn

Đặt tiêu đề cho email

Tiêu đề email đòi hỏi phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Hãy cẩn trọng việc lựa chọn ngôn ngữ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email.

Trường hợp email mang tính định kỳ, chẳng hạn báo cáo làm việc theo ngày, theo tuần thì bạn cần ghi rõ ràng trong tiêu đề email. Tuyệt đối không được bỏ trống tiêu đề email.

Ngoài ra, bạn cũng nên đặt tiêu đề email bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ, người nhận không đọc được.

Đính kèm tập tin vào email

Cách gửi mail có file đính kèm không quá khó. Bạn chỉ cần lên trên Google gõ là sẽ có video, bài viết hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện việc này. Điều quan trọng mà ở đây chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đó là thao tác đính kèm tệp tin vào trong email khi viết một email chuẩn.

Theo đó, khi bạn muốn đính kèm một tập tin vào trong email thì nên gửi những file có định dạng chung. Chẳng hạn như định dạng file pdf, doc, xls,… vì nó dễ dàng mở cho tất cả các loại máy.

Trong trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Dĩ nhiên, file đính kèm ở trong email cũng nên được đặt tên rõ ràng. Không viết tiếng việt có dấu để đặt tên file vì sẽ bị lỗi.

Viết nội dung email theo chuẩn

Điều tối kỵ nhất khi viết email đó là viết toàn bộ bằng chữ hoa, kích cỡ chữ nhỏ, lúc to lúc nhỏ, chữ in nghiêng, in đậm tùy ý. Mặc dù đó là yêu cầu tối thiểu ở trong trình bày văn bản, tuy nhiên vẫn có rất nhiều mắc người mắc lỗi này khi viết email, thậm chí là soạn thảo văn bản.

Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý dùng dấu câu đúng vị trí. Thực hiện theo đúng tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản. Cụ thể như sau:

+ Chữ cái đầu dòng luôn viết hoa. Nên nhớ là viết hoa, không phải viết in hoa. + Sau dấu chấm câu luôn phải viết hoa. Tên riêng, tên địa danh phải viết hoa. + Toàn bộ các dấu câu đều phải viết sát với chữ phía trước, khoảng trống và đến chữ sau. + Dấu ngoặc đơn, ngoặc kép phải viết sát với ký tự ở ngay trước và sau chúng. + Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau duy nhất một khoảng trống. + Viết đủ ý rồi mới được chấm câu. Dùng dấu phẩy nếu câu có nhiều ý. + Nếu viết dài hãy chia đoạn.

Lưu ý, có rất nhiều người hay lạm dụng dấu chấm than để nhấn mạnh ý. Tuy nhiên, nếu dùng quá nhiều trong email nó có thể gây phản tác dụng. Vậy nên, trong một email tốt nhất bạn chỉ nên sử dụng từ 2 dấu cảm thán trở xuống.

Nội dung của một email chuẩn

+ Phần chào hỏi: Tùy theo từng trường hợp mà bạn có thể sử dụng vài lời chào hỏi như Dear, Hi, Kính gửi,…

+ Phần nội dung: Đòi hỏi các thông tin ở trong email phải theo cấu trúc mạch lạc, dễ theo dõi. Nội dung cần được trình bày dễ hiểu, các thông tin quan trọng cần được in đậm lên. Ngôn từ sử dụng phải lịch sự, tôn trọng người nhận email.

+ Phần kết thúc: Cũng có nhiều người chưa biết cuối email nên viết gì. Có một vài cấu trúc kết thúc email thông dụng mà bạn có thể áp dụng như Thanks & B. Regards, Trân trọng, Em cảm ơn,…

+ Phần chữ ký email: Chữ ký email chuyên nghiệp rất quan trọng nhưng lại không được quá nhiều người quan tâm hoặc chưa tận dụng hết được sức mạnh của nó.

Với phần chữ ký email này, người nhận có thể biết thêm thông tin liên lạc với bạn, họ có thể liên hệ trực tiếp khi cần. Theo đó, khi tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp bạn phải đảm bảo có đầy đủ thông tin như họ tên, nghề nghiệp, số điện thoại, email, địa chỉ,…

Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm

Đây cũng chính là một bước cực kỳ quan trọng trong quá trình viết và gửi email chuẩn. Theo đó, bạn phải kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm. Thông qua đó, nó thể hiện được sư chuyên nghiệp, khoa học của bạn.

Một bức email có quá nhiều lỗi chính tả sẽ thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hoặc một email có file đính kèm những file đính kèm bị lỗi thì bạn cũng sẽ gặp rắc rối không nhỏ khi đến tay người nhận.

Nhập địa chỉ email người nhận

Hẳn nhiều bạn sẽ thắc mắc rằng việc nhập email người nhận vì sao lại để gần ở thao tác cuối của quy trình viết email? Thực chất đó là để hạn chế tối đa việc email chưa hoàn thành mà bạn lỡ tay bấm gửi thì khó mà cứu vãn được tình hình.

Vậy nên, hãy đảm bảo nội dung email của bạn thật hoàn hảo rồi sau đó hãy gửi đến địa chỉ người nhận một cách an tâm nhất. Nếu không muốn gửi nhầm địa chỉ email đến cho người khác bạn hãy kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi bấm nút send.

Tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp cuối thư

Đọc lại email lần nữa

Các mẫu chữ ký gmail đẹp

Một chữ ký email chuyên nghiệp đòi hỏi phải được thiết kế đẹp và đầy đủ thông tin, tính năng cần thiết.

Thông tin cơ bản cần có

+ Họ và tên + Tiêu đề, bộ phận + Tên doanh nghiệp

Thông qua đây người nhận sẽ xác định được rõ vai trò của bạn trong công ty. Tuyệt đối không dùng tên công ty làm đại diện gửi email.

Sử dụng hệ thống phân cấp tam giác

Tốt nhất bạn nên bắt đầu bằng những thông tin quan trọng nhất. Làm nổi bật thông tin mà bạn cần nhấn mạnh. Từ đó có thể điều hướng trải nghiệm đọc của người nhận theo một thứ tự cụ thể.

Vấn đề quan trọng hơn cả đó là bạn phải giúp người đọc giải quyết được văn bản nhanh chóng. Không phải ai cũng có thời gian quan tâm đến chữ ký của bạn. Vậy nên hãy làm sao tạo chữ ký email chuyên nghiệp, dễ tiếp thu nhất.

Thiết kế rõ ràng

Các mẫu chữ ký gmail đẹp nhưng điều đó không có nghĩa là lúc nào bạn cũng áp dụng được. Nên tránh các thiết kế chữ ký quá dài. Tuyệt đối không vượt quá 7 dòng.

Hãy đưa ra những thông tin cần thiết và ngắn gọn nhất. Đừng chia sẻ quá nhiều chi tiết giới thiệu vì sẽ làm cho người đọc cảm thấy như một bài viết truyền thông vậy.

Một số mẫu chữ ký email đẹp

Mẫu chữ ký Gmail 1

Mẫu chữ ký Gmail 2

Mẫu chữ ký Gmail 3

Mẫu chữ ký Gmail 4

Mẫu chữ ký Gmail 5

Mẫu chữ ký Gmail 6

Mẫu chữ ký Gmail 7

Mẫu chữ ký Gmail 8

Mẫu chữ ký Gmail 9

Mẫu chữ ký Gmail 10

Những câu hỏi thường gặp

CC trong gmail là gì?

Có rất nhiều người không biết cc trong email là gì? Thực chất đó là từ viết tắt của Carbon copy, nghĩa là tạo ra các bản sao.

CC khác với BCC, bởi BCC là viết tắt của cụm từ blind carbon copy, có nghĩa ta tạo ra các bản sao tạm. Như vậy, bạn có thể hiểu đơn giản CC chính là việc gửi thêm một bản sao email cho một người khác.

CC chính là cách gửi email cho nhiều người cùng một lúc. Và khi đó những người này cũng sẽ xem được danh sách những người nhận được nội dung mail.

Còn BCC cũng tương tự như vậy, điểm khác biệt là những người này sẽ không nhìn thấy được danh sách của những người cùng được nhận email. Nếu bạn muốn bảo mật danh sách nhận email thì hãy sử dụng tính năng BCC.

Email html là gì?

Tương tự như việc gửi mail cc là gì, nhiều người cũng thắc mắc email html là gì? Nói một cách đơn giản thì đó là một email được định dạng như một trang Web vậy. Nó dùng màu sắc, đồ họa, bảng biểu và liên kết.

Email html không giống với email dạng văn bản thông thường. Bởi email dạng văn bản thông thường chỉ bao gồm các dòng chữ và nhìn vào có thể dễ dàng hiểu được nội dung có gì. Còn email html luôn đi kèm rất nhiều vấn đề khác nhau như:

+ Nếu như không được mã hóa chặt chẽ, email html rất dễ bị đưa vào hộp thư spam

+ Email html cần thời gian mã hóa lâu hơn.

+ Có một số nhà cung cấp email như gmail sẽ loại bỏ yếu tố nhiều mã HTML dù bạn xây dựng nó như thế nào. Do vậy, dù bạn có thiết kế email html tuyệt vời đến đâu thì khi đến tay người nhận nó cũng sẽ trở thành một mớ hỗn độn.

+ Phần lớn người dùng đều không thể nhìn thấy được hình ảnh ở trong email. Bởi vì nó đã bị ẩn đi, trong email sẽ có nhiều không gian màu trắng và sẽ chẳng hay ho chút nào nếu khách hàng của bạn nhìn thấy điều đó.

+ Hiện nay, số lượng người dùng điện thoại di động để xem email ngày một nhiều hơn. Tuy nhiên với email html thì nội dung của nó dường như sẽ chẳng bao giờ hiển thị đủ trên các thiết bị này.

Cách gửi video qua gmail

Có nhiều cách gửi video qua gmail. Theo đó, bạn có thể áp dụng cách đơn giản như sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản gmail tại địa chỉ https://accounts.google.com/SignUp

Bước 3: Nhấp chuột vào biểu tượng google drive chọn “Tải lên”. Sau đó chọn tệp từ máy tính của bạn.

Bước 4: Chọn “Tải lên” và “Thêm các tệp khác” để thêm video mà bạn muốn.

Bước 5: Hoàn tất xong bạn hãy gửi đến người mà bạn muốn gửi.

Cách gửi ảnh qua gmail cũng tương tự như cách gửi video qua gmail. Bạn có thể áp dụng như các bước trên, nhưng thay vì gửi video thì gửi hình ảnh.

Đổi chữ ký email

Gmail cho phép tạo chữ ký tối đa 10.000 ký tự. Theo đó, để tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp hay đổi chữ ký gmail thì bạn phải làm như sau:

Bước 1: Mở email ra

Bước 2: Ở trên cùng bên phải nhập vào chữ Cài đặt.

Bước 3: Trong mục “Chữ ký” thêm văn bản chữ ký của bạn trong hộp. Nếu muốn, bạn có thể định dạng tin nhắn của mình bằng phương pháp thêm hình ảnh hay thay đổi kiểu văn bản.

Bước 4: Bên dưới cùng trang, nhấp vào “Lưu thay đổi” là xong.

Tổng hợp mẫu email đẹp chuẩn

Cách viết mail cho khách hàng

Nhắc đến khả năng phù hợp với sản phẩm: Tỉ lệ nhập vào email là 64%

Tiêu đề: Tên sản phẩm

Dear…,

Thời gian gần đây bạn có quan tâm đến [sản phẩm] hay không?

Nếu bạn cần nắm thêm thông tin về [sản phẩm] để xem nó có phù hợp với bản thân hay doanh nghiệp thì hãy liên hệ với chúng tôi.

Trong email này, chúng tôi đính kèm ebook, blog, ghi âm hội thảo,…về [chủ đề] bên dưới. Qua đó giúp bạn [giải quyết được vấn đề x, y, z]. Chúng tôi biết được vì trước đây rất nhiều khách hàng của chúng tôi gặp phải.

Trân trọng,

Ký tên,

Đây chính là mẫu email giới thiệu sản phẩm vô cùng tuyệt vời cho những khách hàng inbound tiềm năng. Bởi khách hàng đã tìm đến bạn, vậy nên hãy viết một email với nội dung ngắn gọn, dễ hiểu, dễ trả lời.

Tiêu đề: Bức thư cuối cùng

Anh/Chị…thân mến,

Mong rằng, em sẽ sớm nhận được phản hồi của anh/chị. Nếu không, em cũng hy vọng sẽ được hợp tác cùng anh/chị trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên]

Hành động ngay: Tỉ lệ mở email 59%

Tiêu đề: Đơn hàng [Tháng] – Tên sản phẩm

Chào…,

Bạn còn nhớ tôi chứ? Vào tuần trước, chúng ta đã có trao đổi về [sản phẩm]. Nếu bạn vẫn [cần làm việc x] thì tôi có một thông báo quan trọng ngay sau đây. Trong tháng này, chúng tôi sẽ có một số khuyến mãi a, b, c,…

Cảm ơn vì đã hợp tác.

Ký tên

Đa phần khách hàng đều muốn thương lượng để nhận được dịch vụ, sản phẩm với mức giá hấp dẫn nhất. Đối với mẫu email chào hàng ấn tượng này bạn có thể giành lấy được sự chú ý của khách hàng tiềm năng, lượng khách hàng mà bạn đang dần đánh mất.

Tuy chiết khấu không phải là lý do chính để quyết định sự thành công của một hợp đồng. Tuy nhiên, nếu mẫu thư ngỏ hay gửi khách hàng đề cập đến vấn đề này thì nó sẽ nhắc nhở khách hàng rằng không phải lúc nào họ cũng có cơ hội nhận được dịch vụ, sản phẩm với mức giá ưu đãi như thế. Việc thông báo trước sẽ giúp khách hàng cảm thấy được coi trọng hơn.

Gửi email nhắc nhở: Tỉ lệ mở email 57%

Tiêu đề: Theo yêu cầu của [Tên] – [Tên sản phẩm]

Anh/chị ơi,

Em đã gửi cho anh/chị một email cung cấp thông tin về [sản phẩm]. Liệu anh/chị đã nhận được thư chưa ạ?

Trân trọng

Ký tên,

Bạn có thể gửi email này cho những khách hàng không phản hồi mà không làm họ cảm thấy có lỗi. Nó như là một lời nhắc nhở nhẹ nhàng về lý do ban đầu họ tìm hiểu sản phẩm.

Nhiều khả năng họ sẽ đồng ý tư vấn qua điện thoại. Hoặc chí ít cũng sẽ yêu cầu nhận được nhiều thông tin hơn từ phía bạn.

Hãy nói về mục tiêu của bạn: Tỉ lệ mở email là 64%

Tiêu đề: Các mục tiêu cho [quý, năm, tháng] [Tên] ơi,

[Ký tên]

[Ký tên]

Bạn thấy đấy, email này tương đối ngắn gọn, ngọt ngào và hiệu quả. Ngay từ câu mở đầu, người đọc có thể hiểu được ngữ cảnh của email. Họ xác định được mục tiêu của bạn là gì, biết bạn hiểu họ có điểm mạnh, điểm yếu gì. Và câu hỏi tiếp theo rất đơn giản, giúp người nhận không cần phải suy nghĩ nhiều trước khi trả lời.

Mẫu email gửi sếp

Email giới thiệu nhân viên mới

Chào…,

Tôi biết ông/bà chuẩn bị lập ngân sách cho năm sắp tới. Tôi muốn hỏi liệu chúng ta có nên bàn luận thêm về việc tuyển nhân sự mới cho bộ phận kinh doanh hay không?

Tôi đã xem xét các con số và việc bổ sung thêm người cho phép chúng ta tăng gấp đôi số lượng khách hàng mỗi năm. Nghĩa là chỉ cần 3 tháng nhân viên mới này đã mang lại giá trị cho công ty bù vào khoản lương mà anh ta nhận được.

Mong nhận phải hồi từ ông/bà.

Cảm ơn,

[Ký tên]

Email xin nghỉ phép

[Ký tên]

Chào…,

Tôi muốn xin ông/bà cho tôi nghỉ phép vào ngày/tháng/năm. Khi đó, chúng ta vừa hoàn thành việc giới thiệu Website, công việc thời điểm này cũng không bận rộn lắm. Đồng nghiệp [tên] cũng đồng ý thay thế tôi quản lý mọi khách hàng khi tôi vắng mặt.

Khi quay lại sau thời gian nghỉ, tôi sẽ sẵn sàng cho các chiến dịch bán hàng sắp tới của công ty.

Cảm ơn,

[Ký tên]

 Mẫu email gửi sếp đến dự một cuộc họp

[Ký tên]

Chào…,

Tôi đã suy nghĩ về việc mở rộng kỹ năng làm việc của bản thân và biết rằng có một số diễn giả, hội thảo trong năm tới sẽ giúp ích cho mình. Vậy nên, tôi muốn lập một báo cáo để chia sẻ những giif đã học được cho cả đội khi tôi quay lại làm việc.

Mong sớm nhận được phản hồi từ ông/bà

Cảm ơn,

Mẫu cách trả lời email

Mẫu thư gửi khách hàng trong trường hợp phản hồi đã nhận được email của khách hàng

Ông/bà…thân mến,

Cảm ơn ông/bà đã hỏi về [Tên dịch vụ] mới của công ty chúng tôi. Một nhân viên của chúng tôi sẽ liên lạc với ông/bà vào ngày mai và giải thích chi tiết về các dịch vụ phù hợp với nhu cầu của ông/bà.

Một lần nữa cảm ơn vì yêu cầu của ông/bà.

Trân trọng,

Ký tên

Mẫu email trả lời khách hàng chi tiết hơn trong trường hợp ghi nhận như trên

Ông/bà…thân mến,

Cảm ơn ông/bà đã đặt hàng 25 DVD. Chúng tôi sẽ gửi cho ông/bà trong thời gian 3 ngày sắp tới.

Tuy nhiên, trước khi gửi chúng xin ông/bà cho biết loại gói mà ông/bà thích. Vui lòng truy cập vào Website để xem và chọn loại theo sở thích của ông/bà. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, ông/bà vui lòng liên hệ theo số hotline … Chắc chắn ông/bà sẽ được phản hồi nhanh chóng bởi đội ngũ tư vấn của chúng tôi.

Một lần nữa, cảm ơn vì đơn đặt của ông/bà. Chúng tôi rất mong được hướng dẫn ông/bà đến bước cuối cùng.

Trân trọng,

Ký tên

Mẫu thư xin lỗi khách hàng

Dear anh/chị…,

Xin cho tôi cơ hội được giới thiệu, tôi là [tên] và là [chức vụ] của [tên doanh nghiệp]. Vào lúc…giờ, ngày/tháng/năm, nhân viên của chúng tôi đã mắc lỗi sai khiến anh/chị phải phiền lòng trong thời gian sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành về việc đã gây ra cho anh/chị nhiều điều phiền toái. Chúng tôi luôn cố gắng cung cấp cho anh/chị dịch vụ tốt nhất, đặc biệt là khách hàng thân thiết như anh/chị. Thành thật xin lỗi vì chúng tôi đã không làm tốt nhất có thể. Mong anh/chị cho chúng tôi một cơ hội để sửa lỗi.

Tôi gửi lời mời đến anh/chị và gia đình đến với chúng tôi trong lần tiếp theo. Hãy liên hệ với chúng tôi, tôi đảm bảo sẽ giúp anh/chị và gia đình có thời gian lưu trú đặc biệt nhất.

Nhân đây, chúng tôi cũng xin gửi đến anh/chị voucher dùng dịch vụ [tên dịch vụ] miễn phí tại [tên doanh nghiệp] của chúng tôi.

Tôi rất mong nhận được sự thông cảm và thứ lỗi của anh/chị dành cho công ty. Hi vọng, chúng tôi sẽ được chào đón anh chị tại công ty chúng tôi một lần nữa! Thân ái,

Giám đốc Điều hành

Ký tên

Viết thư chấp nhận công việc

Dear anh/chị…,

Cảm ơn vì vị trí [tên vị trí] tại [tên công ty] mà anh/chị đã dành cho tôi. Tôi rất vui mừng vì nhận được vị trí này và mong muốn bắt đầu công việc với công ty của anh/chị từ ngày/tháng/năm.

Cảm ơn anh/chị một lần nữa vì đã cho tôi cơ hội tuyệt vời này. Tôi mong chờ tham gia và đóng góp tích cực cho công ty.

Nếu có bất kỳ thông tin hay giấy tờ nào khác anh/chị cần tôi hoàn thành vui lòng cho tôi biết. Tôi sẽ sắp xếp nó trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng,

Ký tên

5

/

5

(

4

bình chọn

)

Cách Soạn Và Gửi Một Email Chuyên Nghiệp / 2023

Nếu như ngày xưa người ta dùng phương thức chuyển thư bằng tay để trao đổi thông tin thì ngày nay có quá nhiều lựa chọn khác để bạn trao đổi thông tin cho nhau. Bạn có thể gọi điện, gửi tin nhắn sms, gửi tin nhắn facebook, viber, zalo… (dịch vụ OTT) hoàn toàn miễn phí và rất nhanh chóng. Thế nhưng Email là thứ rất quan trọng cho việc trao đổi thông tin trong công việc.

Một email chuyên nghiệp là email sử dụng tên miền riêng (không sử dụng Gmail, Yahoo, Hotmail….) nó có dạng: email@congty.comVD: info@itexpress.vn, kinhdoanh@itexpress.vn, nguyenA@itexpress….

ĐĂNG KÝ EMAIL VỚI TÊN MIỀN RIÊNG CHỈ 19K/tháng. Xem các gói Email Pro

– Trình bày một email của bạn còn giúp khách hàng/đối tác hoặc sếp bạn nhận biết được phong thái, trình độ, ý thức… làm việc của bạn ở mức độ nào.

2. Vậy để soạn và gửi một email chuyên nghiệp thì như thế nào?

– Chúng ta cần quan tâm đến các điểm sau: THỜI GIAN, CÁCH TRÌNH BÀY.

– Yếu tố tâm lý luôn ảnh hưởng đến hành động của bạn (đã có nhiều nghiên cứu cho thấy điều này). Thế nên, bạn không nên soạn mail khi tâm trạng không tốt.

– Tìm hiểu một chút về người mà bạn sẽ gửi mail: Việc này sẽ giúp bạn cách trình bày và cách dùng từ ngữ trong email nữa.

– Thời gian gửi mail cũng là vấn đề bạn nên quan tâm. Thường thì bạn nên gửi vào khoảng thời gian 08-09h sáng, lúc mà người ta thường đọc mail để bắt đầu một ngày làm việc. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu xem tâm trạng của khách hàng để chọn thời điểm cho hợp lý. (Có ngoại lệ)

– Đây gần như là một câu chào mở đầu. Chủ đề email của bạn phải miêu tả ngắn gọn được nội dung chính cần truyền đạt trong email.

VD: Gửi anh A bảng lương tháng 9, Gửi anh thông tin về gói dịch vụ B, Gửi sếp bản báo cáo kinh doanh quý I/2015, …

2. Lời mở đầu trong nội dung email:

– Bạn nên bắt đầu một lời chào, lời chúc (nếu cần) và lý do bạn gửi email này.

VD: Chào anh B,

Em là C bên công ty D. Lời đầu tiên gửi tới anh B lời chúc sức khỏe và thành công.

Theo như thông tin trao đổi trong buổi nói chuyện (hoặc: trong cuộc gọi…) em xin gửi tới anh thông tin về dịch vụ, sản phẩm bên công ty em như sau:

Chú ý: Lời chúc sẽ tạo sự quan tâm và gây ấn tượng, việc trình bày được lý do sẽ làm cho người đọc có lý do để đọc email này..!

3. Nội dung chính trong email:

– Bạn nên trình bày một cách ngắn gọn, súc tích nhưng phải đáp ứng đầy đủ thông tin.

– Những nội dung quan trọng nên đưa lên trước, tô đậm, đổi màu chữ…. (Nội dung phải soạn logic từ trên xuống dưới để người đọc lướt qua mà vẫn có thể hiểu được nội dung bạn muốn truyền đạt là cái gì)

– Nên gạch đầu dòng các ý, tách các đoạn văn rời khỏi nhau và chèn hình ảnh, liên kết kèm theo (nếu có và cần) để làm rõ vấn đề hơn.

VD: Ở đây mình không có vd cụ thể vì phải dựa vào nội dung email bạn gửi

Chú ý: Không soạn một cách tràn lan toàn là chữ, không có dấu chấm, dấu phẩy, xuống dòng, không viết hoa đầu dòng, không viết hoa các danh từ riêng…

4. Chèn ảnh, liên kết hoặc đính kèm tập tin:

– Hiện nay các dịch vụ mail đều cho phép người dùng chèn hình ảnh, liên kết, tập tin đính kèm.. Nếu bạn đăng nhập và sử dụng mail trực tiếp trên trình duyệt (không sử dụng dịch vụ thứ 3 như outlook chẳng hạn) thì nó vẫn cho phép bạn chèn hình, chèn liên kết và đính kèm tập tin. Bạn muốn soạn soạn mail chuyên nghiệp hơn có thể sử dụng outlook để quản lý mail.

– Trong trường hợp mail bạn cần đính kèm nhiều tập tin thì nên đặt tên cho từng tập tin ấy để dẽ phân biệt

VD: Tôi gửi đính kèm 3 tập tin: HD_thietkeweb.doc, Dich_vu_them.xls (xlsx), và một thư mục hình ảnh đã nén lại hinh_anh_demo.zip. Bạn cũng có tạo 1 thư mục để bỏ tất cả chúng vào rồi nén lại hoặc đính kèm từng tập tin một

Chú ý: Đặt tên tập tin đính kèm người đọc sẽ dễ dàng tìm thấy nội dung họ cần đọc, sau này cần tra lại họ tìm kiếm cũng sẽ thấy?

VD:

Chúc anh một ngày tốt lành!

Trân trọng

Tên người gửi

– Một email có chữ ký sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn.

– Hơn nữa, chữ ký là nơi mà bạn cung cấp cho người đọc mail về những thông tin khác về công ty, bản thân như: email, số điện thoại, website công ty….

– Khi thể hiện chữ ký, người đọc sẽ không cảm thấy khó chịu nhưng bạn vẫn PR hoặc truyền đạt nội dung khác mà nếu như bạn bỏ vào phần nội dung chính đôi khi sẽ gây khó chịu cho người khác.

Khi làm việc với các đối tác, nhân viên công ty sử dụng mail của tên miền dạng Bạn chưa có tên miền cho công ty: chúng tôi Đăng ký tên miền Đăng ký hosting để lưu trữ website, tạo email cho công ty.ten_nhan_vien@congty.com thì hãy liên hệ với chúng tôi để có một email cho công ty (doanh nghiệp) của bạn ngay hôm nayHotline: 0934 816 678 – 0988 337 505info@itexpressvn.com, info@itexpress.vnten_nhan_vien@congty.com sẽ tạo uy tín cho khách hàng

– Hướng dẫn cài mail (Gmail) vào outlook 2007

– Hướng dẫn cài mail (Gmail) vào outlook 2010 – Video

– Hướng dẫn cài mail (Gmail) vào outlook 2013 – Video

– Mẹo gửi mail an toàn cho nhiều người trên outlook 2013 Endy Hoàng – chúng tôi

Hướng Dẫn Viết Cv Xin Việc Và Gửi Mail Cho Nhà Tuyển Dụng / 2023

Hướng dẫn viết CV xin việc và gửi mail cho nhà tuyển dụng

1. Gửi email xin việc

Mail Subject: Location_Position_Tên (LUÔN PHẢI CÓ)

Mail content: LUÔN PHẢI CÓ.

Cách thức ghi:

“Dear Mr./Hi Ms./Kính gửi ABC

Xin ứng tuyển vị trí…của công ty…đăng trên (nếu có)

Hoặc qua anh XYZ, em được biết quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí….

Em có (skill, kinh nghiệm, thành tích bla bla thích gì viết đó, ngắn gọn thôi)

Cảm ơn anh/chị đã tạo điều kiện/đã đọc

Đại khái thế. Tùy vào sự sáng tạo của bạn. Viết sao cho lịch sự, dễ thương gây cảm tình với người đọc để ít ra họ reply và help bạn.

Lưu ý khi gửi mail 10 lỗi hay mắc phải khi viết e-mail

2. Trình bày CV xin việc

Soạn CV tiếng Anh và Việt, nói không với những form mẫu bán sẵn

Lưu file CV dạng word hoặc pdf: Tên_Position_CV hoặc Tên_CV

PHOTO: hãy bưng cái hình nghiêm túc nhưng rất đỗi tươi sáng của các bạn. Đừng bưng cái mặt đưa đám hay hình mờ căm. Nhà tuyển dụng nhìn vào là thấy rầu đời rồi. Ít ra cũng gây sức hút, tạo ấn tượng với họ một chút để họ thấy tương lai xán lạn của công ty đang mở ra, nhất là mí vị trí lễ tân, admin, thư kí, sales, CS bla bla Nha!

NỘI DUNG CV: trọng tâm là những mục này

PERSONAL INFORMATION: bét nhất là có tên (in hoa), ngày tháng năm sinh, điện thoại, mail, địa chỉ (quận,TpHCM), quốc tịch, còn mí cái (giới tính, tình trạng hôn nhân, lý lịch gia đình, quê quán) là để giúp recruiter xem xét lương và phúc lợi cho các bạn nhất là các bé fresh/junior.

Nhớ in đậm (bold) mấy cái title í ví dụ chữ

Name/Address/Phone/Email/Gender v.v. nhìn cho đẹp mắt. Còn details ko cần in đậm

Canh cho đều đẹp dòng trên dưới nha, đừng canh theo dấu 2 chấm mà canh cái dòng detail í.

Và thông tin trong mục này cần phải CHÍNH XÁC, nhất là thông tin liên lạc gồm email và số điện thoại. Bao nhiu bạn ghi sai cái này lắm rồi

SUMMARY: tổng kinh nghiệm, kinh nghiệm ở vị trí, skill (ví dụ 4 năm CS/software engineer, 2 năm skill PHP), Specialties:.. (cái này để gỡ gạc cho việc thiếu kinh nghiệm trong công ty nhưng có làm thêm hay có tố chất nè)

Chưa có kinh nghiệm bỏ mục Summary cũng dc, chú ý mục SKILL.

OBJECTIVES: viết ngắn trình bày mong mỏi nguyện vọng bản thân. Viết cho tâm huyết vào. Đừng ghi quá chung, khôn thì ghi ngay tâm tư mong muốn được trở thành cái vị trí mình ứng tuyển như mục tiêu tương lai í

EXPERIENCE (số ít, ko có thêm S sau Experience) : viết theo trình tự bắt đầu từ công việc gần đây nhất trở về trước để nhìn cho dễ. Đừng viết ngược lại

Month/Year- Month/Year

Details/Description:

(Đừng có ghi working as, hoặc viết luôn tuồng nhập 3 dòng nhìn rất là mệt mắt )

Không có kinh nghiệm thì phải ráng tìm ra công việc nào mình đã làm có dính dáng chèn vào. Không có nữa thì….khỏi apply vì đằng nào cũng rớt, chờ mất công

EDUCATION: ghi như sau (1 dòng cũng được)

(Bachelor of … hoặc B.A/B.S)

University of….., Major:……

GPA:.. hoặc Level:… (Khá/Giỏi điểm cao thì ghi)

Month/Year- Month/Year

Thích thêm chi tiết gì nữa thì thêm

Không có ghi Student of, Pupil of, Studying at, etc trời ơi nhìn ko có chuyên nghiệp đâu

CERTIFICATION: trình bày như Education

ACHIEVEMENT: đây dường như là mục quyết định tỷ lệ pass CV. Mình có ứng viên trúng việc chỉ vì mình bắt sửa CV ghi thành tích, giải thưởng vào mục này để HR chú ý và kết quả ứng viên ấy được ưu tiên phỏng vấn vì cty ấy thích talent (tất nhiên trước đó bạn này hoàn toàn im lìm giữa nghìn CV bị loại)

– Computer Skill

– Communication/ Teamwork/ Đàn hát nhảy múa gì đó

REFERENCE (có cũng dc ko cũng chả sao)

Thêm mục PROJECT nếu là dân IT, kĩ thuật bla bla. Là sinh viên thì cũng ráng rặn mấy project đã làm trên ghế nhà trường ddeee có cái gỡ gạc và gây ấn tượng với NTD.

LƯU Ý: Các đề mục IN HOA, in đậm

Font chữ đều nha. 1 Font cho khu details, 1 Font cho mấy cái tên MỤC. Chọn Font nào dễ đọc, cỡ chữ hợp lý chút nhất là khu Personal Information. Chữ loằng ngoằng thư pháp sao đọc ra mà call mí gửi mail?

Không có trang trí CV nhiều màu sắc trừ mấy trường hợp của designer/ marketing. Thống nhất cái tiltle MỤC là 1 màu đỏ hay màu gì đó phổ biến và ko chói mắt, còn màu chữ trong nội dung thì đen hết đi cho dễ nhìn.

Không có highlight vàng rồi xanh mấy cái MỤC à

Đừng có bullets nhìu loại quá, 1, 2 cái đồng nhất trên xuống là quá rồi, hoặc dùng chấm hoặc “-” cho nó thanh thoát. Đừng đánh số nhìu. Giữ cho CV đẹp mắt xíu

Căn lề ngay ngắn và dùng khoảng trống hợp lý, không có thụt ra thụt vào tứa lưa em chỉnh rất mệt. Em gặp nhìu CV mắc lỗi này lắm rồi

Hiển nhiên không để xảy ra bất kỳ lỗi chính tả/ ngữ pháp nào. Biết viết hoa chữ nào chứ đừng tùy hứng.

Ví dụ mấy chữ General Director hay University of Engineering thì đừng ghi general director/general Director/ General director hay university of Engineering

KHÔNG có ghi “Tôi cam kết những điều trên… kí tên ngày tháng năm” tá lả của mấy form bán sẵn hay thủ tục hành chính nha. Nhìn kì cục lắm

CV làm 2-3 trang thôi được rồi. Nhìu kinh nghiệm vị trí cao qúa thì cũng 4 hết đát. Không ai rảnh scan hết đâu. Tóm lại phải là ẤN TƯỢNG. CV 1 trang thôi mà đẹp cũng đã gây cảm tình rồi

Chịu khó nắm tâm lý nhà tuyển dụng để sắp xếp các MỤC hợp lý, show thứ có lợi cho mình lên trước

Chắc hết rồi. Nhớ ra cái gì thì sẽ bổ sung sau.

Ngoài ra các bạn có thể tải về tham khảo 10 mẫu CV xin việc bằng file word bố cục đẹp

Trang tạo ảnh đẹp https://www.canva.com/

#CV #huongdanvietCV

Người chia sẻ: Linh Diệu / Headhunter / LinkedIn

Hạ Gục Nhà Tuyển Dụng Bằng Cách Gửi Cv Qua Mail Chuyên Nghiệp Nhất / 2023

Sự bùng nổ của thị trường thông tin toàn cầu đã tối ưu hóa mọi nhu cầu của con người trên mọi lĩnh vực của đời sống thông qua sự ra đời và lớn lên của Internet. Sự phát triển mạnh mẽ đó cũng cho phép người dùng tiện lợi và dễ dàng hơn trong quá trình tìm việc, còn nhà tuyển có thể tiết kiệm thời gian và công sức cho việc cho việc lọc chọn hồ sơ và kiếm tìm những nhân tài.

Thay vì áp dụng phương pháp làm hồ sơ truyền thống và đến tận công ty nộp và gửi thư tay như trước thì thư điện tử email được xem một trong những con đường hiệu quả vì nó tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí tối đa. Hình thức này đang được hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn trong quá trình lọc hồ sơ ứng viên cho nhiều vị trí từ nhân viên đến cấp độ quản lý. Hơn thế, đây cũng là một cách để tốt để nhà tuyển dụng kiểm tra xem khả năng tin học văn phòng của ứng viên như thế nào.

Do đó, dù muốn hay không, trước khi nghĩ đến cơ hội được công ty mời đến phỏng vấn, thì ngay bây giờ bạn phải nắm được cách gửi CV qua mail sao cho chuẩn. Có thể nhiều bạn nghĩ đó là kỹ năng đơn giản, ai cũng có thể làm, tuy nhiên hãy cẩn trọng với suy nghĩ đó bởi vì, chỉ một chút sau sót trong khâu gửi sẽ làm công sức bạn tạo ra CV, công sức đặt tên File CV sẽ đổ sông đổ biển vì gửi CV qua mail là khâu cuối cùng bạn mang bản CV của mình đến nhà tuyển dụng. VÌ vậy, bên cạnh việc chú ý đến việc viết nội dung CV cho mail trước khi gửi thì cách gửi CV được lưu ý sau đây sẽ cực kỳ hữu ích cho bạn trong bước cuối cùng mang vị trí mong muốn ứng tuyển đến gần hơn với bạn. Nhưng trước khi nghĩ đến bước gửi CV qua mail, dù muốn hay không bạn phải trải qua 2 bước sau đây: Tạo CV gửi qua mail, viết mail gửi CV chuẩn. Cùng chúng tôi khám phá ngay trong nội dung sau đây:

2. Cách làm CV xin việc online gửi mail xin việc như thế nào?

Với những ai chưa bao giờ xin việc, hẳn viết được một CV trực tuyến chuẩn gửi nhà tuyển dụng là điều không hề đơn giản. Sự phát triển của Internet cho phép bạn lựa chọn nhiều mẫu CV xin việc thiết kế đẹp và mới, nhưng không đồng nghĩa là bạn có thể lựa chọn đại một mẫu CV và bổ sung thêm một vài thông tin đó cho đầy đủ. Để có thể tạo ra CV xin việc trực tuyến hút nhà tuyển dụng bạn cần ghi nhớ những công thức sau:

2.1. Lựa chọn mẫu CV mới nhất

Có thể bạn không biết được chính xác đâu là mẫu CV trực tuyến nào có sự hút nào với nhà tuyển dụng nhất, nhưng bắt buộc đó phải là mẫu mới. Sự ra đời của hàng loạt website, diễn đàn cho phép ứng viên lựa chọn hàng nghìn những mẫu CV yêu thích. Tuy không nắm phần quyết định, nhưng màu sắc và cách trình bày trong CV có thể tác động đến thiện cảm của nhà tuyển dụng dành cho bạn. Thường thì những bản CV cũ có thể lưu giữ những nội dung đầy đủ song cách thiết kế của nó có thể thiếu độ sáng tạo và không phù hợp với thị hiếu của nhà tuyển dụng. Đó là lý do các nhà tuyển dụng luôn update những bản CV theo năm. Tốt hơn hết, hãy lựa một chiếc CV mới nhất, theo ngành nghề cụ thể, có cách sắp xếp thuận mắt nhất, không quá màu mè, nổi bật được nội dung chính.

2.2. Hướng dẫn viết CV online để gửi mail chuẩn nhất?

Đối với những ai đã từng thiết kế CV bằng word, toàn bộ nội dung bao gồm trong CV online đều có thể dễ dàng chỉnh sửa như vậy. Nhưng so với CV file word, tạo CV online có nhiều lợi thế cho bạn, ít nhất là trong cách trình khoa học, fomat mới, và phù hợp với từng vị trí và ngành nghề tuyển dụng. Trong CV trực tuyến cũng cho phép ứng viên hoàn thành các nội dung theo mục cụ thể để thuyết phục nhà tuyển dụng rằng họ phù hợp với vị trí doanh nghiệp đang tuyển dụng trong khi trong word chỉ là những bản phác thảo CV chung chung không có điểm nhất. Các thông tin ứng viên cần hoài thành trên một CV online trước khi gửi nhà tuyển dụng bao gồm: thông tin cá nhân, mục tiêu nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, sở thích, kỹ năng… Những thông tin này được khuyến khích chú viết ngắn gọn, cô đọng những nhưng đủ ý để làm bật lên nội dung: Bạn là lựa chọn tốt nhất cho vị trí họ đang tuyển dụng.

Cụ thể hơn, các mục trong CV bạn sẽ trình bày những thông tin sau:

+ Thông tin cá nhân: Bạn cần hoàn thiện đầy đủ các thông tin sau: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại thường xuyên của bạn và ngày tháng năm sinh, địa chỉ mail để nhà tuyển dụng tiện liên hệ.

+ Mục tiêu nghề nghiệp: Trong mục này bạn nêu rõ những định hướng tương lai của mình chia thành hai ý nhỏ gồm những nội dung mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Phần giới thiệu bản thân này bạn cần thể hiện được những giá trị mà nhà tuyển dụng muốn. Tốt nhất hãy nhấn mạnh vào những mục tiêu và định hướng của bạn trùng với định hướng phát triển của doanh nghiệp. Thường thì, nhà tuyển dụng có xu hướng lựa chọn các ứng viên có cùng suy nghĩ với mình và có quyết tâm xây dựng doanh nghiệp vững mạnh. Do đó, hãy trình bày rõ mục tiêu nghề nghiệp của bạn và thể hiện tất cả chúng bằng ngôn từ ngắn gọn, dễ hiểu.

+ Học vấn: Các nội dung bạn cần ghi rõ là chuyên ngành học, khoa và trường đại học và cao đẳng bạn đã theo học. Chỉ nêu những thông tin cơ bản, không dài dòng và tách riêng từng dòng. Phần học vấn thể hiện rõ nét trình độ chuyên môn của bản thân bạn nhất. Hãy tận dụng mục này và kinh nghiệm làm việc để thể hiện được những phẩm chất mà nhà tuyển dụng cần đối với vị trí mà bạn ứng tuyển.

Bên cạnh những thông tin cơ bản bên trên, và người tham chiếucũng là hai phần sẽ góp phần không nhỏ vào sự thành công chung của hồ sơ bạn gửi đi. Bạn có thể thêm một vài những tin ngắn gọn hơn để làm rõ được khả năng thích hợp với công việc bạn đang ứng tuyển. Mục sở thích trong CVngười tham chiếu, bạn có thể để lại tên của người trực tiếp hướng dẫn bạn trước đó hoặc quản lý cũ, để nhà tuyển dụng có thể check lại độ trung thực của CV bạn gửi về mặt kinh nghiệm hay bằng cấp.

2.3. Tải và lưu hồ sơ về máy hoặc nộp trực tiếp CV online cho nhà tuyển dụng thông qua hệ thống của website tìm việc

Ưu điểm khi tạo các tại các trang web tuyển dụng uy tín như chúng tôi việc có nhiều hơn sự lựa chọn ở đa dạng, thiết kế đẹp mắt, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian sẽ cho phép người tìm việc nhanh chóng tiếp cận vị trí ứng tuyển. Một trong những điểm nổi bật đó là bạn có thể hoàn thành và gửi trực tiếp đến công ty mà bạn ứng tuyển mà bạn thấy phù hợp với yêu cầu và khả năng của bản thân trên hệ thống các website tìm việc. Nếu chưa thể tìm được những công ty ưng ý ngay tại thời điểm đó thì bạn cũng đừng quên bước lưu và tải bản CV vừa tạo về máy, để tiện chỉnh sửa nếu cần.

Chỉ với vài gạch đầu dòng đơn giản, các bạn đang sở hữu trong tay bản CV online để gửi mail nhà tuyển dụng ứng tuyển mọi vị trí rồi đấy. Còn chần chờ gì, chuyển sang bước tiếp theo – Viết Email gửi CV đến nhà tuyển dụng ngay thôi.

3. Viết Email gửi CV đến nhà tuyển dụng ấn tượng cần những nội dung gì?

3.1. Hãy chắc chắn rằng bạn gửi CV bằng địa chỉ mail nghiêm túc

Bạn có thể có nhiều địa chỉ mail trước đó và tất cả chúng đều tôn lên cá tính và sở thích của bản thân, nhưng khi gửi CV qua mail cho nhà tuyển dụng với mục đích tìm việc thì điều này là không cần thiết, thậm chí nếu như địa chỉ mail của bạn quá “lố” chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến kết quả đậu hay trượt của bạn. Vậy nên hãy chắc chắn rằng bạn có một Email nghiêm túc, lịch sự và chỉ hướng đến mục đích phục vụ cho công việc. Tốt hơn hết, hãy lập một mail mới có kèm theo họ tên và tuyệt đối tránh những dạng mail thiếu nghiêm túc như: langtuphongtran@yahoo.com; kiepvesaun@yahoo.com; anhmaiyeuem@gmail.com … Thay vào đó hãy đặt tên như hangocanh@gmail.com, hoanganhminh_hn@gmail.com… để thể hiện sự tôn trọng nhà tuyển dụng.

3.2. Tạo tiêu đề Email thu hút và ấn tượng

Tiêu đề email là hình ảnh đầu tiên xuất hiện cho nhà tuyển dụng nhìn thấy khi bạn gửi hồ sơ tìm việc nào. Vì vậy, cần tạo ra tính chuyên nghiệp từ những dù là bé nhất

Trước hết, bạn cần phải đọc thông tin tuyển dụng của công ty bạn đang tham gia ứng tuyển, và một số công ty sẽ khuyên bạn nên soạn tiêu đề trong thư theo cú pháp của riêng họ. Nếu bạn có yêu cầu như vậy, bạn phải tuân thủ nghiêm ngặt cú pháp. (Có các doanh nghiệp đang sử dụng 1 Email để nhận tất cả thư ứng tuyển ở nhiều vị trí).

Nếu nhà tuyển dụng không yêu cầu “cú pháp” bắt buộc trong tiêu đề Email, bạn có thể viết như sau:

Ngoài những điều cần tránh trong CV thì khi gửi email cho nhà tuyển dụng bạn nên tránh sử dụng các thuật ngữ chung như: Xin chào; Chuyên gia tuyển dụng;… trên email.

3.3. Tạo Nội dung Email gửi CV ấn tượng

Trong quá trình tạo viết Email để gửi đến nhà tuyển dụng, chúng ta vẫn nhầm rằng, nội dung của Email đó là những tài liệu bạn tạo trước đó như CV, chứng chỉ, bằng cấp hay đơn xin việc. Nhưng không phải. Và đây, mới là nội dung của một Email gửi đến nhà tuyển dụng chuẩn nhất.

Nội dung của email giống như thư giới thiệu hoặc thư ngỏ cho nhà tuyển dụng giúp họ hiểu danh tính của bạn và lý do bạn ứng tuyển vào công ty. Do đó, tôi khuyên bạn nên sử dụng nội dung sau trong cách gửi CV qua mail.

3.3.1. Hướng đến người gửi sao thu hút?

Trước khi gửi đi CV của bạn, hãy đảm bảo trong nội dung mail bạn viết bắt đầu với “Dear”.

Bạn đang gửi mail xin việc cho một tổ chức, cho một người phỏng vấn có thể lớn tuổi hơn bạn, sử dụng “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng tổ chức, tôn trọng người nhận email. Ngay cả khi bạn đi làm, bạn cũng phải sử dụng “Kính gửi” khi người nhận là đơn vị, tổ chức, cấp cao hoặc một nhà lãnh đạo nhất định. Hãy biết cách gửi mail xin việc sao cho hiệu quả bằng cách sử dụng những danh xưng phù hợp trong email.

Lưu ý, không sử dụng những từ “Gửi”, “Thân gửi”, “Xin chào” vì nó sẽ không thể hiện sự tôn trọng, lịch sự giữa hai người khác nhau

Trong nhiều trường hợp, bạn có thể sử dụng “Dear” thay vì “Kính gửi”, với các nhà tuyển dụng dễ tính, việc sử dụng này có thể chấp nhận được. Kính gửi ai? Hãy chắc chắn đối tượng bạn gửi mail bằng cách xem xét kỹ thông tin tuyển dụng xem ai là người nhận email của bạn, thì hãy thực hiện viết Kính gửi đúng đối tượng đó.

Nếu người nhận là một cá nhân cụ thể, hãy viết:

Dear Sir / Madam – Bộ phận/ phòng ban

VD: Ông Nguyễn Văn A – Phòng nhân sự

Nếu bạn không biết tên người cụ thể nhận email gửi CV của bạn thì bạn có thể ghi là:

Kính gửi Bộ phận – Tên doanh nghiệp

Ví dụ: Kính gửi nhân viên tuyển dụng – Công ty Timviec365

3.3.2. Viết thế nào cho chuẩn?

Thêm một lưu ý nữa là, một số nội dung email và mẫu được sao chép trên mạng sẽ không được đánh giá cao. Và dĩ nhiên, khi nhận được khoảng vài chục mail mỗi ngày của ứng viên với nội dung tương tự thì nguy cơ, họ dễ dàng bỏ qua nội dung CV bên dưới của bạn là rất cao.

Một lỗi của nhiều ứng viên khi viết email để nộp CV chính là liệt kê các bằng cấp, kỹ năng như nhiều người khác mà không nói rõ là phục vụ mục đích gì. Đừng làm như thế bởi vì hai lý do: Nó không làm bạn khác biệt và chưa đủ thuyết phục nhà tuyển dụng rằng với mớ tài liệu đấy thì bạn sẽ thể hiện cho họ điều gì. Một điểm yếu khác nhiều ứng viên thường bộc lộ trong khi viết email chính là khẳng định quyết tâm của bản thân sai đối tượng, sai thời điểm.

Thêm vào đó, những điều mà bạn đã trình bày trên mail này không được trùng lặp 100% với nội dung trong CV vì doanh nghiệp tuyển dụng sẽ để ý điểm này để đánh giá bạn là người có trách nhiệm hay không. Để làm được điều này, bạn có thể xem lại cách viết cv hay trên chúng tôi để làm mới nội dung CV của bạn đồng thời để làm khác biệt email của mình.

Tôi là Trần Đức Nam, 24 tuổi. Có 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tiếp thị, và tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO). Bản thân tôi là người có tình tỉ mỉ, kỷ luật cao và cầu toàn trong công việc, tôi nghĩ tôi là người phù hợp với vị trí Leader Marketing hiện công ty đang tuyển dụng. Đính kèm ở đây là CV của tôi. Chân thành cảm ơn công ty!

Điểm cuối cùng, bạn phải làm để lại thông tin liên lạc của mình gồm: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại để công ty tiện liên hệ phỏng vấn. Một chữ ký dưới mail cũng rất cần thiết vì nó để lại dấu ấn cá nhân.

Khi viết email xin việc để gửi CV, bên cạnh nội dung thư, cách viết tiêu đề email chuẩn xác thì cách trình bày khoa học, rõ ràng sẽ làm nhà tuyển dụng dễ nhìn và nhận ra nội dung chính của bạn hơn. Những đặc điểm khoa học của email gửi CV được đánh giá bởi những yếu tố sau đây:

+ Mở rộng, dãn dòng nhằm cho các dòng được hiển thị trong email thông thoáng và xem dễ dàng hơn.

+ Nội dung được trình bày đầy đủ các ý, sử dụng những từ ngữ dễ hiểu, nghiêm túc phải thể hiện sự tôn trọng, tin tưởng, tính chuyên nghiệp và cầu toàn tới mức tối đa nhất.

+ Hãy thận trọng với những lỗi chính tả của bạn trong cả tiêu đề và nội dung, bởi vì nội dung của email rất ngắn, do đó bạn đảm bảo tuyệt đối chính xác ở cách sử dụng từ ngữ, ngữ nghĩa và lỗi đánh máy. Chỉ một sơ sơ suất nhỏ trong chính tả cũng đủ để một nhà tuyển dụng khó tính đánh giá ứng viên là thiếu cẩn thận.

4. Hướng dẫn cách gửi CV qua maill “chuẩn không cần chỉnh” trong một nốt nhạc

4.1. Đặt tên File cho CV trước khi gửi mail cho nhà tuyển dụng

Để đặt tên file CV và cả tiêu đề Email rõ ràng, chuẩn rất quan trọng nhằm giúp nhà tuyển dụng phân biệt được đâu là tài liệu được gửi đến từ ứng cử viên muốn ứng tuyển vị trí tại công ty hay một tệp gửi nhầm. Tuy nhiên, nhiều người thường xem thường thao tác này và có xu hướng lựa chọn đại một tên chung chung để như tên của chính mình hay tên không rõ vị trí công việc ứng tuyển dạng như: Hạ Linh, Hà Ngọc Ánh hay CV xin việc…Trong mục đặt tên File CV tốt hơn hết bạn nên để dưới công thức ” CV – Họ Tên – Vị trí” hay ” CV – Vị trí – Họ tên”. ví dụ: ” CV – Nguyễn Hải Anh – Kỹ thuật viên” hay ” CV – Lễ Tân – Hoàng Anh”.

Hãy đứng trong vị trí vai trò của nhà tuyển dụng, một ngày nhận được hàng trăm, hàng ngàn hồ sơ. Bạn có muốn nhận một hồ sơ xin việc qua mail mà không rõ tên hay không được phân loại chút nào hay không?

4.2. Đính kèm tài liệu trong gửi CV xin việc qua email

+ (Sơ yếu lý lịch)

+ Bản kiểm tra / thông tin cho các nhiệm vụ cụ thể như Copywriter

Tùy thuộc vào yêu cầu tuyển dụng của từng công ty hoạch doanh nghiệp bạn cần phải chuẩn bị các tài liệu cần thiết và tương ứng. Quan trọng nhất vẫn là CV, nếu như bạn chưa nắm được cách viết CV xin việc ấn tượng nhất và hiệu quả nhất thì bạn nên tham khảo một số cách viết CV xin việc Star để gửi email và gây đốn tim nhà tuyển dụng.

4.3. Gửi CV bằng File gì? Dung lượng tối đa là bao nhiêu?

Sau đã đã đặt tên File CV, những hồ sơ đính kèm gồm: Bằng, chứng chỉ như yêu cầu công việc của nhà tuyển dụng và bản cv xin việc file word hay PDF qua mail, tốt nhật, bạn nên để tất cả các file này dưới dạng các tệp riêng biệt, nhưng phải được nén bằng * .zip hoặc * .rar. Tốt nhất là * .zip vì định dạng này theo mặc định được hỗ trợ bởi Windows, không phải tiến hành cài đặt các chương trình khác, vì vậy nó sẽ thuận tiện hơn cho người sử dụng lao động khi nhận email xin việc làm của bạn. Lưu ý, nếu bạn chọn cách này, bạn phải đặt tất cả các tệp vào một thư mục có tên cụ thể, như DonXin-NguyenAn và sau đó tiến hành nén thư mục.

Đương nhiên, chắc chắn bạn phải đặt số thứ tự cho các tập tin theo yêu cầu của nhà tuyển dụng. Ví dụ: 1-CV-Nguyễn Anh- Kỹ thuật viên , 2-SYLL_ chúng tôi 3-GiayKhaiSinh – chúng tôi 4-BangDH- chúng tôi 5-CMND- chúng tôi 6-Anh3x4_ NguyenAn.jpg,… DonXinViecLam- chúng tôi

Cụ thể, tổng số tệp bạn đính kèm trong cách viết cv qua mail không được vượt quá 1MB dung lượng. Nếu quá nặng về dung lượng, bạn có thể tìm cách giảm kích cỡ dung lượng, chẳng hạn như giảm kích thước của hình ảnh trong CV (không giảm chất lượng hình ảnh, đây chỉ là tùy chọn cuối cùng).

5. Mách bạn cách xử lý tình huống email bị từ chối bởi nhà tuyển dụng và mẹo tạo thêm cơ hội tìm việc làm cho chính mình

Nếu bạn bị đánh trượt và nhận được một email từ chối bởi nhà tuyển dụng, vẫn sẽ có một cơ hội cho bạn tìm được một việc làm khác bằng cách gửi email cảm ơn tới người tuyển dụng. Bạn đang tự hỏi tại sao tôi phải cảm ơn nhà tuyển dụng khi tôi bị loại?

Tại sao? Trong tiêu chí đánh giá người tìm việc, người sử dụng lao động đánh giá cao các tiêu chí về thái độ của ứng viên tìm việc làm. Bạn biết đấy, cảm ơn khi ai đó mang lại cho bạn cơ hội tương đối dễ hiểu nhưng vẫn phải cảm ơn khi bị từ chối thì rất khó ai làm được. Bạn hãy là người cầu thị trong công việc sắp tới với một thái độ giống như vậy.

Nên cảm ơn nhà tuyển dụng khi bạn nộp CV ứng tuyển và cần phải cảm ơn họ cho dù bạn bị loại, đây mới là điều được nhà tuyển dụng đánh giá cao nhất. Biết đâu, cơ hội có được công việc này sẽ đến với bạn vào lần sau khi nhà tuyển dụng có nguyện vọng bổ sung nhờ vào thái độ trong lần này của bạn. Đấy là cách bạn đang tự tạo ra cơ hội cho chính mình và ít nhất làm bạn thấy thoải mái hơn sau khi hồ sơ bị đánh trượt.

Bạn đang đọc nội dung bài viết Hướng Dẫn Cách Viết Email Và Gửi Mail Chuyên Nghiệp / 2023 trên website Jetstartakeontheworld.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!