Đề Xuất 1/2023 # 2.3 Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word # Top 8 Like | Jetstartakeontheworld.com

Đề Xuất 1/2023 # 2.3 Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word # Top 8 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về 2.3 Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word mới nhất trên website Jetstartakeontheworld.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Trộn thư là tính năng hữu ích trong Word, tính năng này cho phép bạn tiết kiệm được nhiều thời gian khi phải thao tác với văn bản dạng chèn danh sách vào một tài liệu cố định như thư mời, thư cảm ơn, giấy chứng nhận…

1. Giới thiệu:

Mail Merge (trộn thư) trong Microsoft Word nghĩa là điền dữ liệu trong danh sách vào những vị trí tương ứng trên văn bản, mặc định của chương trình là ứng với mỗi một dòng (Record) dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang văn bản tương ứng.

Tài liệu văn bản chứa nội dung không đổi (như thư mời, phiếu điểm) gọi là tài liệu chính (Main Document). Danh sách dữ liệu chứa nội dung thay đổi gọi là nguồn dữ liệu (Data Source). Mỗi cột dữ liệu trong danh sách gọi là Field. Mỗi dòng dữ liệu gọi là mẫu tin hoặc Record.

2. Cách thực hiện:

Bước 1: Tạo File (tập tin) nguồn dữ liệu (Data Source), có thể là bảng (Table) trong Word hoặc là bảng tính (Wordsheet) trong Excel.

Ví dụ: tập tin văn bản có bảng như sau và được lưu với tên DSKH.

STT

Họ

Tên

Địa chỉ

1

Trần Thanh

Tùng

123 Nguyễn Huệ, Q1, TP.HCM

2

Lê Thanh

Phúc

144 Linh Trung, Q. Thủ Đức, TP.HCM

3

Hồ Thị Thu

Hằng

45 Nguyễn Trãi, Q5, TP.HCM

Bước 2: Tạo tập tin chính (Main Document)

Ví dụ: tạo tập tin thư mời như sau, với những vị trí cần điền dữ liệu Ông bà, Địa chỉ thì bỏ trống và lưu với tên GiayMoi.

GIẤY MỜI

Kính gửi:        Ông/bà:

Địa chỉ:

Trung tâm Sao Mai xin mời quý vị đến dự buổi họp mặt.

Địa điểm:

Thời gian:

Trân trọng kính mời!

Đại diện tổ chức

Phó giám đốc

Bước 3: Thực hiện trên tập tin chính các khai báo:

Thứ nhất: Khai báo kết nối với tập tin nguồn dữ liệu:

Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Start Mail Merge, chọn  Select Recipients (R), chọn Use An Existing List, tiếp đó chương trình hiện hộp thoại Open, bạn tìm đến tập tin DSKH rồi Enter.

Tiếp đó nhấn Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Edit Recipients List (D), để kiểm tra nguồn dữ liệu được chèn ở Listview. Không muốn chèn dòng dữ liệu nào thì nhấn khoảng trắng để bỏ chọn. Cuối cùng nhấn OK.

Thứ hai: Chèn các Field vào những vị trí tương ứng:

Chèn họ và tên: Di chuyển con trỏ về phía sau chữ Ông/ bà, nơi cần chèn dữ liệu: họ, tên.

– Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Insert Merge Field (I), mũi tên xuống chọn Họ rồi Enter. Để chèn Họ.

– Cách khoảng trắng rồi nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Insert Merge Field (I), mũi tên xuống chọn Họ rồi Enter. Để chèn Tên.

Chèn địa chỉ: di chuyển con trỏ về sau chữ địa chỉ, nơi cần chèn dữ liệu rồi:

– Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Insert Merge Field (I), mũi tên xuống chọn địa chỉ rồi Enter.

Kết quả:

GIẤY MỜI

Kính gửi:        Ông/bà:«Họ» «Tên»

Địa chỉ:«Địa_chỉ»

Trung tâm Sao Mai xin mời quý vị đến dự buổi họp mặt.

Địa điểm:

Thời gian:

Trân trọng kính mời!

Đại diện tổ chức

Phó giám đốc

Thứ ba: Xem kết quả

Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Preview Result (P), chúng ta sẽ thấy kết quả như sau thể hiện thông tin của dòng dữ liệu đầu tiên.

GIẤY MỜI

Kính gửi:        Ông/bà:Trần Thanh Tùng

Địa chỉ:123 nguyễn Huệ, Q1, TP.HCM

Trung tâm Sao Mai xin mời quý vị đến dự buổi họp mặt.

Địa điểm:

Thời gian:

Trân trọng kính mời!

Đại diện tổ chức

Phó giám đốc

Sau khi kiểm tra kết quả, nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Preview Result (P) một lần nữa để bỏ xem kết quả.

Thứ tư: Trộn thành tập tin kết quả

Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Finish & Merge (F), chọn mục Edit Individual Document. Xuất hiện hộp thoại Merge To New Document, chọn All rồi nhấn Ok.

Kết quả là văn bản mới có số trang tương ứng với số dòng của bảng dữ liệu, mỗi trang là một giấy mời.

Phạm Thị Kim Thoa

congnghe@trungtamsaomai.org

Cách Sử Dụng Mail Merge Để Trộn Thư Và Gửi Email Trong Word

Cách sử dụng mail merge để trộn thư và gửi email cũng khá đơn giản ngay cả khi bạn là người không thường xuyên sử dụng máy tính.

Mail merge giúp bạn gửi thư tới hàng loạt địa chỉ, thường được sử dụng gửi thư cảm ơn tới hàng ngàn khách hàng, hay kết quả thi tuyển sinh tới hàng vạn thí sinh, …

Để tiến hành mail merge, bạn cần chuẩn bị 2 file:

– Một file văn bản dạng Word (chứa mẫu nội dung thư cần gửi)

Nội dung thư mẫu có dạng word

– Một file nguồn thường có dạng Excel (chứa thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ . . .)

Thông tin nguồn thường có dạng Excel

Để thực hành theo hướng dẫn các bạn có thể tải 2 file này ở liên kết sau:

– file mẫu nội dung thư dạng Word: https://goo.gl/3aBBps

– file mẫu thông tin nguồn dạng Excel: https://goo.gl/cqdyYQ

Bước 1: Mở file word với nội dung thư mẫu đã được soạn, ở bài viết này là file chứa nội dung thông báo kết quả tuyển sinh, chọn Mailings → Start Mail Merge → Step by step mail merge wizad… như hình sau

Bước 2: Chọn Use the current document và nhấn Next

Bước 3: Chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn dạng Excel

Bước 4: chọn sheet dữ liệu và nhấn OK như hình sau

Bước 5: Hộp thoại Mail Merge recipients xuất hiện, nhấn OK

Bước 6: Sau bước 5, bạn để chuột ở vị trí cần chèn như hình sau

Bước 7: Thực hiện lại bước 6 với các thông tin ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, khối thi, điểm, . . . ta sẽ được hình sau

Bước 8: Sau khi chèn các field như trên, bạn nhấn vào Next: Preview your let (step 5, step 6) và kết thúc quá trình mail merge ta được kết quả.

sau khi nhấn OK mail merge sẽ kết nối tới Email của bạn qua Outlook để bạn tiến hành gửi Email.

có thể bạn muốn xem:

Hướng Dẫn Cách Làm Mail Merge Trong Word

Tính năng trộn thư trong word cực kỳ hữu ích nhưng nhiều bạn vẫn chưa biết tới và sử dụng tạo thuận lợi cho công việc. Trong bài viết này VOH sẽ hướng dẫn bạn đọc cách làm Mail Merge trong word 2013 và word 2016.

Cách làm Mail Merge trong word 2013

Trộn thư (Mail Merge) là tính năng được tích hợp trong Microsoft Word. Với những thao tác đơn giản bạn sẽ giảm thời gian, công sức chèn danh sách thông tin từ bảng excel vào trong các văn bản word.

Hướng dẫn cách làm Mail Merge với word 2013:

Bước 2: Bạn sẽ thấy Mail Merge có ở bên phải Word với thông tin

Step 1: Letters

Step 2: Use the current document

Step 3: Use an existing list trong danh sách đã có trước. Bạn vào lựa Type a new list lập danh sách mới, nhấn nút Next: Write your letter.

Bước 3: Trong Select Data Source thì bạn chọn danh sách đã có sẵn mở Open.

Bước 5: Trong Mail Merge Recipients thì lựa dữ liệu cần chèn với việc đánh dấu vào ô vuông trước dữ liệu. Bạn chèn tất cả thì đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source rồi nhấn nút OK.

Bước 7: Bạn di chuột vào nơi cần chèn dữ liệu rồi nhấn More items. Xuất hiện Insert Merge Field thì chọn trường dữ liệu với nội dung cạnh con dấu chuột và nhấn nút Insert chèn vào đó.

Hoàn thành việc chèn danh sách thì bạn sẽ có bảng dưới. Bạn nhấn Next: Preview your letters.

Bước 9: Bạn xem lại thông tin thì vào Edit individual letters và nhấn OK tại Merge to New Document.

Cách làm Mail Merge trong word 2016

Các bước làm Mail Merge trong word 2016:

Bước 4: Bạn thêm danh sách thông tin học sinh, phụ huynh, lớp…Bản word sẽ tự động thêm vào giấy mời.

Bạn chọn Next: Write your letter.

Bước 6: Chọn next và previous để thông tin đứng đúng vị trí rồi chọn Next: Complete the merge.

Bạn muốn in thư thì chọn Print để in, nếu không muốn thì đóng Mail Merge.

Nguồn ảnh: Internet

Cách Dùng Mail Merge Trong Word Cho Kế Toán Để Tạo Hợp Đồng Lao Động

Mail Merge – trộn thư là tính năng cực kỳ hữu ích trong Microsoft Word, đặc biệt là đối với kế toán và nhân viên văn phòng. Tính năng này sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian một cách đáng kể khi làm hợp đồng lap động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn… chỉ bằng một vài thao tác đơn giản. Tuy tính năng này rất hữu ích, tuy nhiên nhiều bạn kế toán chưa có kinh nghiệm chưa biết đến tính năng này. chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách dùng mail merge.

1. Chuẩn bị dùng Mail Merge để trộn thư

Để thực hiện trộn thư, bạn cần chuẩn bị một file word mẫu đã tạo sẵn để chèn thông tin và một file excel tổng hợp những dự liệu cần chèn.

2. Hướng dẫn cách dùng Mail Merge

Xuất hiện cửa sổ Maill Merge ở phía bên phải. Trong cửa sổ này, bạn chọn Letters và chọn Next: Starting Document.

Bạn tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.

Tiêp theo, trong Select recipients. bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn. Nếu chưa có danh sách, bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh danh sách mới. Sau khi đã có danh sách, nhấn Next: Write your letter.

Mở hộp thoại Select Data Source và chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và ấn Open.

Sau đó, chọn sheet chứa thông tin cần điền. Như file Excel này, sheet 1 là sheet chứa dữ liệu. Ấn OK để hoàn tất.

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, bạn đánh dấu vào các ô vuông để chọn dữ liệu cần chèn. Nếu chọn tất cả, bạn chỉ cần đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.

Chọn xong ấn OK.

Bước tiếp theo, chọn Next: Write your letter

Bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, xong ấn vào More items

Lúc này trên màn hình xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu với nội dung bên cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.

Sau khi chèn xong, ấn Close để đóng hộp thoại.

Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào file Word cho sẵn, sau đó nhấn Next: Preview your letters.

Các bạn chọn Next: Complete the merge để hoàn thành việc trộn thư.

Chọn Edit Individual Letters để xem tất cả các trang sau khi trộn.

Tương tự, các bạn có thể sử dụng công cụ này để thực hiện với phiếu tính lương, thư mời và thông báo.

Hi vọng, bài viết đã cung cấp cho bạn cách dùng mail merge – một công cụ hữu ích giúp cho công việc của bạn được nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Mẹo Word: Cách đánh số trang từ trang đầu tiên hoặc từ một trang bất kỳ Top các phím tắt thông dụng nhất trong Word 5 cách thao tác nhanh với bảng trong Word

Bạn đang đọc nội dung bài viết 2.3 Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word trên website Jetstartakeontheworld.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!